Wissenschaftsmesse organisieren: der praktische Ablauf
Eine Wissenschaftsmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Bestätige zuerst Datum und Ort, bevor du Aussteller einlädst und das Anmeldeformular öffnest. Danach folgen Lageplan, Programm, Genehmigungen und Sicherheitsanweisungen. Plane für jeden Stand ausreichend Platz, Strom und Technik ein und sammle Präsentationen spätestens einige Tage vor der Messe. So bleiben am Veranstaltungstag vor allem Aufbau, Registrierung und letzte Funktionstests.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Aussteller einladen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Ausstellerliste festhalten
2 Personen
- 8
Lageplan einteilen
2 Personen
- 9
Vorführungen auswählen
3 Personen
- 10
Programm erstellen
2 Personen
- 11
Referenten bestätigen
2 Personen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Genehmigungen prüfen
- 14
Versicherung prüfen
- 15
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
- 16
Ausstelleranweisungen versenden
2 Personen
- 17
Beschilderung entwerfen
- 18
Namensschilder gestalten
- 19
Infotafeln drucken
2 Personen
- 20
Namensschilder drucken
- 21
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 22
Technik testen
2 Personen
- 23
Demonstrationsmaterialien prüfen
3 Personen
- 24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Materialien sortieren
3 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 31
Ausstellerplätze markieren
2 Personen
- 32
Aussteller empfangen
3 Personen
- 33
Aussteller beim Aufbau unterstützen
5 Personen
- 34
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 35
Infostand einrichten
2 Personen
- 36
Catering bereitstellen
3 Personen
- 37
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 38
Besucher begrüßen
3 Personen
- 39
Programm verteilen
2 Personen
- 40
Vorführungen betreuen
4 Personen
- 41
Vorträge ankündigen
- 42
Vorträge unterstützen
2 Personen
- 43
Getränke servieren
3 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Mülleimer leeren
2 Personen
- 47
Toiletten kontrollieren
- 48
Fotomomente festhalten
- 49
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 50
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
- 51
Preisverleihung betreuen
3 Personen
- 52
Besucher verabschieden
3 Personen
- 53
Aussteller beim Abbau helfen
5 Personen
- 54
Geräte ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Materialien zusammenstellen
4 Personen
- 56
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 57
Abfall trennen
2 Personen
- 58
Location reinigen
4 Personen
- 59
Fundsachen sammeln
- 60
Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben
- 61
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 62
Restbestand einlagern
2 Personen
- 63
Fotos und Dokumente archivieren
- 64
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- Registrierungstisch
- BarhockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 24
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- USB-SticksAnz. 6
- SäulenstromkabelAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
- KabelbinderAnz. 100
- Gaffer TapeAnz. 6
- HeißklebepistolenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TrinkgläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Dekoration
- MessebannerAnz. 6
- PfeiltafelnAnz. 20
- Aussteller-SchilderAnz. 30
- TischschilderAnz. 30
- NamensschilderAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 20
- StifteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 80
- Stimmzettelbox
- PreiseAnz. 3
- ArmbänderAnz. 250
- DrahtregaleAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
Sicherheit
- SchutzbrillenAnz. 40
- NitrilhandschuheAnz. 200
- FeuerlöscherAnz. 2
- WarnbandAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Staubsauger
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lade Aussteller erst ein, wenn Datum und Ort feststehen. Schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe, damit Lageplan, Namensschilder und Verpflegung auf belastbaren Zahlen beruhen.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular und übertrage sie in eine separate Liste. Prüfe diese Liste drei Tage vor der Messe noch einmal, statt beim Einkauf zu schätzen.
- Plane den Lageplan nicht nur nach Tischgröße: Für Vorführungen, Besucherströme und Kabelwege brauchst du zusätzliche Freiflächen. Lege Stromanschlüsse und Verlängerungskabel vor dem Aufbau je Stand fest.
- Sammle Präsentationen und teste Laptops, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 48 Stunden vorher. Öffne jede Datei einmal auf dem vorgesehenen Gerät und halte USB-Sticks als Reserve bereit.
- Drucke Beschilderung, Infotafeln und Namensschilder nicht erst am Vorabend. Lege sie spätestens am Vortag sortiert nach Eingang, Ausstellerbereich und Programm bereit; Gaffer Tape, Kabelbinder und Taschenlampen gehören in eine griffbereite Technikbox.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Wissenschaftsmesse organisieren?
- Beginne etwa drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort und Ausstellerliste. Genehmigungen, Versicherung und Referenten solltest du spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Termin klären.
- Wann sollte das Anmeldeformular für eine Wissenschaftsmesse schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe. So bleiben mindestens sieben Tage für Lageplan, Namensschilder, Verpflegung und die Ausstelleranweisungen.
- Wie viele Stromanschlüsse braucht eine Wissenschaftsmesse?
- Plane mindestens einen klar zugeordneten Stromanschluss pro Technikstand und prüfe zusätzlich Beamer, Laptops, Lautsprecher und Demonstrationsmaterialien. Erfasse den Bedarf je Aussteller spätestens zwei Wochen vor dem Termin.
- Wann sollte man die Technik für eine Wissenschaftsmesse testen?
- Führe den vollständigen Techniktest mindestens 48 Stunden vorher durch und teste am Veranstaltungstag nochmals vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Kabelwege, Ersatz-USB-Sticks, Powerbanks und die Lautstärke im Raum.
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