Organiser une foire scientifique, étape par étape
Une foire scientifique se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme une succession de démonstrations. Commence par confirmer la date et le lieu, avant d’inviter les exposants et d’ouvrir les inscriptions. Quand la liste des participants se stabilise, construis le plan des tables, sélectionne les expériences et fixe le programme. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les besoins alimentaires, les câbles et les tests techniques réalisés trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Inviter les exposants
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Établir la liste des exposants
2 personnes
- 8
Organiser le plan
2 personnes
- 9
Sélectionner les démonstrations
3 personnes
- 10
Élaborer le programme
2 personnes
- 11
Confirmer les intervenants
2 personnes
- 12
Faire les réservations
- 13
Vérifier les autorisations
- 14
Vérifier l’assurance
- 15
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
- 16
Envoyer les consignes aux exposants
2 personnes
- 17
Concevoir la signalétique
- 18
Créer les badges nominatifs
- 19
Imprimer les panneaux d'information
2 personnes
- 20
Imprimer les badges nominatifs
- 21
Rassembler les présentations
2 personnes
- 22
Tester la technique
2 personnes
- 23
Contrôler le matériel de démonstration
3 personnes
- 24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 25
Faire les courses
2 personnes
- 26
Refroidir les boissons
2 personnes
- 27
Trier les matériaux
3 personnes
Événement
- 28
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 29
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 30
Installer les tables et les chaises
6 personnes
- 31
Marquer les emplacements des exposants
2 personnes
- 32
Accueillir les exposants
3 personnes
- 33
Aider les exposants à s’installer
5 personnes
- 34
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
- 35
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
- 36
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 37
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 39
Distribuer le programme
2 personnes
- 40
Encadrer les démonstrations
4 personnes
- 41
Annoncer les conférences
- 42
Soutenir les conférences
2 personnes
- 43
Servir les boissons
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 46
Vider les poubelles
2 personnes
- 47
Vérifier les toilettes
- 48
Immortaliser les moments photo
- 49
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 50
Animer le vote du public
2 personnes
- 51
Animer la remise des prix
3 personnes
- 52
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 53
Aider les exposants à démonter
5 personnes
- 54
Éteindre l’équipement
2 personnes
Suivi
- 55
Rassembler le matériel
4 personnes
- 56
Faire la vaisselle
3 personnes
- 57
Trier les déchets
2 personnes
- 58
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 59
Rassembler les objets trouvés
- 60
Remettre les clés et les badges d’accès
- 61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 62
Ranger le stock restant
2 personnes
- 63
Archiver les photos et les documents
- 64
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 80
- Table d'inscription
- Tabourets de barqté 6
- Nappesqté 24
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 6
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphoneqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Clés USBqté 6
- Guirlandes pour pylônesqté 2
- Batteries externesqté 4
- Serre-câblesqté 100
- Ruban gafferqté 6
- Pistolets à colleqté 4
- Lampes de pocheqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à boireqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Petits bolsqté 12
- Pincesqté 8
- Verres doseursqté 6
- Thermosqté 6
Décoration
- Bannières du salonqté 6
- Panneaux de directionqté 20
- Panneaux exposantsqté 30
- Pancartes de tableqté 30
- Badges nominatifsqté 100
- Presse-papiersqté 20
- Stylosqté 100
- Blocs-notesqté 80
- Urne à bulletins
- Prixqté 3
- Braceletsqté 250
- Rayonnages grillagésqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 6
Sécurité
- Lunettes de sécuritéqté 40
- Gants en nitrileqté 200
- Extincteursqté 2
- Ruban de signalisationqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Aspirateur
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et la date avant d’envoyer les invitations : prévois ensuite au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires des exposants.
- Établis le plan quand la liste des exposants est presque complète. Laisse des passages suffisamment larges et place les démonstrations nécessitant un vidéoprojecteur, un microphone ou des haut-parleurs près des prises et de l’espace technique.
- Demande les présentations et les besoins particuliers au plus tard 7 jours avant la foire. Copie les fichiers sur au moins 2 clés USB et teste chaque ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et la sonorisation.
- Prépare les consignes de sécurité avant l’arrivée des exposants et envoie-les avec le plan. Vérifie notamment les autorisations, l’assurance et la façon de fixer les câbles avec du ruban gaffer ou des serre-câbles.
- Ne garde pas les achats pour la veille : vérifie la liste au moins 3 jours avant. Compte séparément les tasses, verres, assiettes et couverts, puis prévois les carafes d’eau, les pichets à café et les bouilloires pour l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une foire scientifique ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu et les exposants, puis il faut encore du temps pour les inscriptions, le programme, les autorisations et les tests techniques.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une foire scientifique ?
- Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et les premières informations pratiques sont confirmés. Laisse-le ouvert pendant environ 2 semaines, puis réserve au moins 7 jours pour traiter les réponses et établir la liste des exposants.
- Quand tester le matériel d’une foire scientifique ?
- Fais un premier test complet au moins 7 jours avant l’événement, puis un contrôle rapide la veille. Vérifie les ordinateurs, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises.
- Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une foire scientifique ?
- Rédige les consignes au moins 2 semaines avant et envoie-les aux exposants 7 jours avant. Vérifie les autorisations et l’assurance, puis contrôle le matériel de démonstration avant l’installation des tables.
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