Zo organiseer je een wereldmuziekfestival

Begin met de datum, locatie en schaal van het festival. Leg daarna de muzikale basis vast: benader muzikanten, stel het programma samen en reserveer geluid en licht. Regel vergunningen, muziekrechten, beveiliging, toiletten en eerste hulp ruim vóór de publieksuitnodigingen. In de laatste weken draait het om aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersindeling, materiaalcontrole en een draaiboek waarmee iedereen op de dag zelf weet wat er moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Muzikanten benaderen
2 personen
3
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
4
Vergunningen aanvragen
5
Muziekrechten regelen
6
Locatie reserveren
7
Geluid en licht reserveren
2 personen
8
Catering reserveren
2 personen
9
Beveiliging reserveren
10
Toiletten reserveren
11
Eerste hulp regelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Plattegrond maken
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Artiesteninformatie versturen
20
Voorraad controleren
2 personen
21
Boodschappenlijst maken
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen klaarzetten
3 personen
24
Terrein inspecteren
3 personen
25
Podium opbouwen
6 personen
26
Geluidsapparatuur aansluiten
4 personen
27
Lichtapparatuur installeren
3 personen
28
Stroomvoorziening testen
3 personen
29
Tenten en kramen opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Infopunt inrichten
2 personen
33
Bar en buffet inrichten
4 personen
34
Koelingen vullen
3 personen
35
Hapjes voorbereiden
5 personen
36
Naambadges klaarleggen
2 personen
37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Soundcheck uitvoeren
4 personen
39
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

40
Entree openen
4 personen
41
Bezoekers registreren
4 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Artiesten begeleiden
2 personen
44
Optredens begeleiden
3 personen
45
Hapjes serveren
4 personen
46
Dranken serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Buffet bijvullen
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Terrein schoonhouden
2 personen
52
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
53
Eerste hulp ondersteunen
2 personen
54
Laatste optreden aankondigen
55
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

56
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
57
Catering opruimen
4 personen
58
Afval verzamelen
5 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Tenten en kramen afbreken
6 personen
63
Podium afbreken
6 personen
64
Terrein schoonmaken
5 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Apparatuur retourneren
3 personen
67
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 220
Partytentenaantal 6
Statafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 16
Podiumdelenaantal 12
Podiumpotenaantal 24
Kleedkamertafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Monitorboxenaantal 4
Diverse audiokabels
DI-boxenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Laptopsaantal 2
Betaalterminalsaantal 4
Kassabakkenaantal 4
Prikbordenaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Snoerlichtenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 350
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Herbruikbare koffiebekersaantal 120
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Serveerplankenaantal 20
Serveerschalenaantal 24

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Voedselbakkenaantal 24

Decoratie

Wereldvlaggenaantal 30
Gekleurde stoffenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Menustandaardsaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Pijlbordenaantal 16
Programmastandaardsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 6
Toiletborstelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie eerst vast en controleer daarna de stroomvoorziening, opbouwruimte en indeling van podium, kleedkamers, catering en toiletten. Plan de terreininspectie uiterlijk 1 week voor het festival, zodat ontbrekende voorzieningen nog geregeld kunnen worden.
Benader muzikanten vroeg en stuur na bevestiging één overzicht met speeltijden, aankomst, podiuminformatie en kleedkamerafspraken. Zet het programma pas definitief nadat de techniek de benodigde microfoons, DI-boxen, monitorboxen en aansluitingen heeft bevestigd.
Vraag vergunningen en muziekrechten niet pas aan wanneer de uitnodigingen klaar zijn. Houd minimaal 8 weken voorbereiding aan voor deze administratieve onderdelen en bewaar bevestigingen bij het draaiboek.
Maak de vrijwilligersindeling op basis van tijdsblokken van 2 tot 3 uur. Wijs daarnaast één verantwoordelijke aan voor artiesten, één voor techniek en één voor publiekszaken; zo blijven vragen tijdens optredens niet bij één persoon hangen.
Controleer 2 dagen vooraf de volledige voorraad en zet kabels, stekkerdozen, stroomhaspels, verlichting, herbruikbare glazen en servies per zone klaar. Druk minstens 3 exemplaren van het draaiboek af: voor de hoofdcoördinator, techniek en het ontvangstpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wereldmuziekfestival organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalig festival met meerdere artiesten. Begin nog eerder als je vergunningen, muziekrechten, podium, catering en techniek extern moet regelen.
Wanneer moet ik muzikanten boeken voor een wereldmuziekfestival?: Benader muzikanten bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, zeker als je een programma met meerdere stijlen samenstelt. Bevestig uiterlijk 6 weken voor de datum de speeltijden, aankomst en technische informatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wereldmuziekfestival?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per publieks- of organisatietaak tegelijk, plus een hoofdcoördinator en aparte aanspreekpunten voor techniek en artiesten. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele dag ingeroosterd staat.
Wanneer maak je het draaiboek voor een wereldmuziekfestival?: Maak een eerste versie ongeveer 4 weken vooraf en werk die bij na de terreininspectie en de definitieve vrijwilligersindeling. Druk de laatste versie 1 tot 2 dagen voor het festival af en deel die aan alle verantwoordelijken uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.