Zo organiseer je een ontspannen verwendag

Een verwendag staat of valt met een strak programma en rustige overgangen tussen activiteiten en behandelingen. Begin met datum, locatie en het aantal deelnemers; plan daarna behandelafspraken en verdeel vrijwilligers over ontvangst, catering en begeleiding. Verzamel dieetwensen en allergieën ruim vóór je boodschappen doet. Op de dag zelf heb je naast de groepsruimte ook behandelruimtes, behandeltafels, paravans en een duidelijke deelnemerslijst nodig. Met deze volgorde voorkom je dat afspraken door elkaar lopen of materialen te laat worden aangevuld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Activiteiten en behandelingen kiezen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Behandelafspraken inplannen
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Allergieën controleren
2 personen
11
Behandelmaterialen controleren
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Verse producten ophalen
2 personen
15
Tafellinnen wassen en vouwen
2 personen
16
Programma en deelnemerslijst printen
17
Groepsruimte schoonmaken
3 personen
18
Behandelruimtes schoonmaken
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Behandeltafels opstellen
3 personen
21
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
22
Buffet- en drankentafel inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Rustmuziek klaarzetten
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Diner voorbereiden
4 personen
28
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
29
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
4 personen
31
Programma toelichten
2 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
33
Ontspanningsactiviteit begeleiden
2 personen
34
Gezichtsbehandelingen uitvoeren
4 personen
35
Hand- en voetverzorging uitvoeren
4 personen
36
Massages uitvoeren
4 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet opbouwen
3 personen
40
Diner serveren
5 personen
41
Servies afruimen
3 personen
42
Dessert en koffie serveren
3 personen
43
Dankwoord uitspreken
44
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Ruimtes leegruimen
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Materialen drogen en opbergen
2 personen
50
Huurmaterialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven eten verdelen
2 personen
52
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Kapstokkenaantal 2
Behandeltafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Paravansaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Warmhoudschalenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord

Catering

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Buffetbakkenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4
Boodschappen

Wellness

Badjassenaantal 30
Handdoekenaantal 80
Voetbadenaantal 4
Spiegelsaantal 4
Massagelakensaantal 12
Manicurebakjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Tips

Plan de behandelafspraken niet pas op de dag zelf. Maak per deelnemer een tijdslot en houd ruimte vrij voor uitloop, zodat een behandeling van bijvoorbeeld 30 minuten niet meteen het hele programma verschuift.
Verzamel dieetwensen en allergieën direct bij de aanmelding en controleer ze nogmaals vóór het boodschappen doen. Zet voor buffet, drankentafel en behandelingen één actuele lijst klaar.
Maak de ruimtes de dag ervoor schoon en richt de behandelruimtes apart van de groepsruimte in. Gebruik behandeltafels, krukken en paravans zo dat deelnemers rustig kunnen wachten zonder de behandeling te onderbreken.
Controleer behandelmateriaal, servies en keukenbenodigdheden minstens 2 dagen vooraf. Denk niet alleen aan borden en glazen, maar ook aan serveertangen, snijplanken, warmhoudschalen, waterkokers en verlengkabels.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de verwendag. Vermeld het programma, hun behandeltijd, wat ze moeten meenemen en bij wie ze zich melden; print daarnaast op de dag zelf de deelnemerslijst en het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een verwendag organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de verwendag de aanmeldingen, dieetwensen en behandelvoorkeuren kunt verwerken.
Hoe plan je behandelingen tijdens een verwendag?: Maak per deelnemer een tijdslot en plan behandelingen in blokken van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten. Houd per behandelruimte minimaal 10 minuten wisseltijd aan voor schoonmaken, materiaal aanvullen en de volgende deelnemer ontvangen.
Wanneer doe je de boodschappen voor een verwendag?: Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en koop houdbare producten dan al. Haal verse producten op de dag ervoor of op de ochtend zelf, afhankelijk van de bewaartijd, en zet dranken tijdig koud.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verwendag?: Reken bij een kleine groep op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en deelnemersbegeleiding, 1 voor catering en 1 aanspreekpunt voor de behandelingen. Bij meer dan 20 deelnemers is een extra begeleider per behandelruimte praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.