Zo organiseer je een ontspannen verwendag

Begin met het programma en de beschikbare ruimtes, niet met de versiering. Een verwendag valt of staat met een haalbare indeling van behandelingen, rustmomenten en eten. Leg daarna behandelaren, begeleiders en catering vast en verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding. In de laatste week controleer je materialen, linnengoed, handdoeken, dranken en de route door de locatie. Op de dag zelf werk je met een duidelijke aanmeldtafel en een kort geïnstrueerd team.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
3
Behandelaars en begeleiders boeken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Behandelafspraken indelen
2 personen
8
Catering bestellen
9
Benodigdheden controleren
2 personen
10
Behandelmaterialen inkopen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Behandelruimtes schoonmaken
3 personen
13
Linnengoed en handdoeken wassen
2 personen
14
Programma en routebord printen
15
Cadeautasjes samenstellen
3 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Buffet voorbereiden
3 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Behandelstations inrichten
4 personen
21
Ontspanningsruimte inrichten
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Muziek en verlichting testen
2 personen
24
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
25
Behandelaren instrueren
2 personen
26
Garderobe inrichten
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Aanmeldingen afvinken
2 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Programma toelichten
31
Gezichtsbehandelingen uitvoeren
3 personen
32
Handverzorging uitvoeren
2 personen
33
Voetverzorging uitvoeren
2 personen
34
Massages uitvoeren
3 personen
35
Ontspanningssessie begeleiden
36
Thee en koffie serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Gebruikte handdoeken verzamelen
2 personen
39
Buffet klaarzetten
3 personen
40
Diner serveren
4 personen
41
Servies afruimen
3 personen
42
Dessert en thee serveren
2 personen
43
Cadeautasjes uitdelen
2 personen
44
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
47
Servies en glazen afwassen
3 personen
48
Meubilair terugplaatsen
4 personen
49
Behandelruimtes schoonmaken
3 personen
50
Linnengoed wassen en opbergen
2 personen
51
Overgebleven catering opslaan
2 personen
52
Materialen sorteren en opbergen
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Ligbeddenaantal 6
Behandeltafelsaantal 6
Paravansaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Welkomsbord
Programmahoudersaantal 8
Cadeautasjesaantal 50

Wellness

Handdoekenaantal 60
Badjassenaantal 30
Hoofdbandenaantal 20
Voetbadenaantal 4
Massagetafelhoezenaantal 6
Kompressenaantal 20
Spiegelsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan behandelingen in blokken met minstens 10 minuten wisseltijd. Zo kunnen deelnemers naar een andere ruimte lopen en heeft een behandelaar tijd om een behandeltafel of handdoeken te vervangen.
Reserveer per behandelaar een vaste plek en richt die vooraf in met een behandeltafel, handdoeken en eventueel een paravan. Controleer bovendien of er genoeg stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen zijn.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters minstens 3 dagen voor de verwendag door aan de cateraar. Zet drank en hapjes niet pas bij de start klaar: koud zetten en voorbereiden kost extra tijd.
Maak de route zichtbaar met een welkomsbord, programmahouders en een geprint routebord. Zet bij de aanmeldtafel de deelnemerslijst en behandelindeling klaar, zodat begeleiders niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Richt ontspanningsruimte, buffet en behandelstations vóór ontvangst volledig in. Test muziek en verlichting, was handdoeken en badjassen op tijd en houd een reservevoorraad servies en linnengoed achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een verwendag organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Boek behandelaren en begeleiders daarna zo snel mogelijk; verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de verwendag.
Hoe plan je behandelingen op een verwendag?: Werk met vaste tijdsblokken en plan per wissel minstens 10 minuten. Maak de behandelindeling uiterlijk 1 week vooraf, nadat alle aanmeldingen en beschikbaarheden zijn verwerkt.
Wanneer moet ik catering voor een verwendag bestellen?: Bestel catering zodra het programma en de locatie vaststaan, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het evenement door.
Wat moet je de dag voor een verwendag klaarzetten?: Zet dranken koud, maak buffet en hapjes zo ver mogelijk klaar en controleer alle behandelmaterialen de dag ervoor. Richt tafels, stoelen, behandelstations en de aanmeldtafel uiterlijk 1 uur voor ontvangst in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.