Zo organiseer je een wellnessbeurs

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimtes. Daarna leg je exposanten en workshopleiders vast, zodat je het programma en de standindeling kunt bouwen rond wat er werkelijk beschikbaar is. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, parkeerinformatie en workshopvoorkeuren. In de laatste week draait alles om bevestigingen, printwerk, techniek en een controle van de locatie. Plan op de beursdag tijd voor opbouw, registratie en het testen van elke workshopruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Exposanten uitnodigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Workshopleiders vastleggen
2 personen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Exposantenlijst bijhouden
10
Standindeling tekenen
2 personen
11
Workshopruimtes indelen
2 personen
12
Catering reserveren
13
Dranken en boodschappen bestellen
14
Printwerk voorbereiden
2 personen
15
Naambadges maken
2 personen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Parkeerinformatie versturen
18
Exposanteninformatie versturen
19
Techniek voor workshops testen
2 personen
20
Voorraad controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Materialen klaarzetten
3 personen
24
Locatie controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Exposantenstands inrichten
6 personen
27
Workshopruimtes inrichten
4 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Programmafolders neerleggen
2 personen
32
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
35
Workshopmaterialen klaarleggen
4 personen
36
Toiletten controleren

Event

37
Exposanten ontvangen
3 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Naambadges uitdelen
2 personen
40
Openingsinformatie geven
41
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
42
Workshops begeleiden
4 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Gezonde hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Buffet schoonhouden
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten tussentijds controleren
49
Workshopruimtes resetten
2 personen
50
Voorraad servies aanvullen
51
Avondprogramma aankondigen
52
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
53
Exposanten ondersteunen
2 personen
54
Laatste workshop afronden
2 personen
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
56
Exposanten laten afbouwen
4 personen

Nazorg

57
Restanten veilig opbergen
2 personen
58
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Geleende materialen verzamelen
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren
69
Bedankbericht versturen
70
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 28
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Registratiebalie
Presentatietafelsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 6
Betaalterminalaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Schenkkannenaantal 6
Serveertangenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 220
Kommetjesaantal 120
Besteksetsaantal 220
Theeglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100

Decoratie

Katoenen tafelkledenaantal 30
Plantenaantal 20
Decoratieve mandenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 8
Naambordhoudersaantal 35

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigeraantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Meditatiekussensaantal 20
Stretchbandenaantal 20
Yoga-blokkenaantal 20
Dekensaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg exposanten en workshopleiders eerst vast voordat je het programma publiceert. Houd per deelnemer contactgegevens, standbehoefte en aangeleverde informatie bij; anders moet je de standindeling later opnieuw tekenen.
Maak de standindeling op schaal en controleer looproutes, workshopruimtes en de registratiebalie. Reserveer per workshopruimte een laptop, projector, scherm, speakers, microfoon en voldoende verlengkabels en stekkerdozen.
Stuur parkeerinformatie en exposanteninformatie uiterlijk 5 dagen voor de beurs. Vermeld aankomsttijd, laad- en losafspraken, standmaten, beschikbare tafels en waar exposanten hun materialen kunnen neerzetten.
Rond catering en drank minstens 7 dagen vooraf af en gebruik de verzamelde dieetwensen als bestelbasis. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en herbruikbare bekers op een aparte uitgifteplek, zodat de registratie niet vastloopt.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste bezoekers. Test techniek per workshopruimte, koel de dranken, maak naambadges en bewegwijzering klaar en loop daarna de route van entree naar stands, workshops en catering volledig na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wellnessbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Exposanten en workshopleiders hebben tijd nodig om toe te zeggen, terwijl je daarna nog minimaal 2 weken nodig hebt voor aanmeldingen, printwerk en definitieve informatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een wellnessbeurs?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en een extra halfuur als er meerdere workshopruimtes zijn. Zet eerst tafels, stoelen en stands neer, test daarna de techniek en richt als laatste registratie, catering en bewegwijzering in.
Wanneer verstuur je informatie naar exposanten van een wellnessbeurs?: Stuur de praktische exposanteninformatie uiterlijk 5 dagen voor de beurs en herhaal de belangrijkste afspraken de dag ervoor. Neem aankomsttijd, standindeling, tafels, stroompunten, parkeerroute en contactgegevens van de organisatie op.
Hoeveel drank moet je bestellen voor een wellnessbeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de verwachte verblijfsduur. Bestel extra water voor workshops en houd rekening met dieetwensen bij koffie, thee en catering; leg de definitieve bestelling 7 dagen vooraf vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.