Organiser un salon du bien-être, étape par étape

Un salon du bien-être se prépare d’abord autour de la date, du lieu et des exposants, puis se construit avec un programme clair pour les ateliers et les visiteurs. Commencez par fixer les capacités d’accueil et le plan des espaces avant d’ouvrir les inscriptions. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les informations pratiques envoyées aux exposants et les essais techniques. Gardez une liste actualisée jusqu’au jour J pour suivre les inscriptions, le matériel et l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
6
Établir le programme
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Tenir à jour la liste des exposants
10
Dessiner le plan du stand
2 personnes
11
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
12
Réserver le catering
13
Commander des boissons et des courses
14
Préparer les impressions
2 personnes
15
Créer les badges nominatifs
2 personnes
16
Concevoir la signalétique
17
Envoyer les infos de parking
18
Envoyer les informations aux exposants
19
Tester la technique pour les ateliers
2 personnes
20
Vérifier les stocks
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer le matériel
3 personnes
24
Vérifier le lieu
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Aménager les stands des exposants
6 personnes
27
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Installer la signalisation
2 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Déposer les brochures du programme
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Raccorder le matériel audio
2 personnes
35
Préparer le matériel d’atelier
4 personnes
36
Vérifier les toilettes

Événement

37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
40
Donner les informations d'ouverture
41
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
42
Encadrer les ateliers
4 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des en-cas sains
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Maintenir le buffet propre
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
49
Réinitialiser les salles d’atelier
2 personnes
50
Réapprovisionner la vaisselle
51
Annoncer le programme du soir
52
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
53
Aider les exposants
2 personnes
54
Finaliser le dernier atelier
2 personnes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes
56
Démonter les stands des exposants
4 personnes

Suivi

57
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Ranger les courses restantes
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Envoyer un message de remerciement
70
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 28
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Comptoir d'inscription
Tables de présentationqté 4
Paravents de vestiaireqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 6
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Carafesqté 6
Pinces de serviceqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 220
Petits bolsqté 120
Couvertsqté 220
Verres à théqté 100
Tasses à caféqté 100

Décoration

Nappes en cotonqté 30
Plantesqté 20
Paniers décoratifsqté 10
Guirlandes de fanionsqté 8
Porte-nomsqté 35

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 30
Coussins de méditationqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Blocs de yogaqté 20
Couverturesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’inviter les exposants. Demandez à chacun son besoin en table, électricité et espace d’animation afin de dessiner un plan des stands réaliste.
Publiez le formulaire d’inscription dès que le programme comporte assez d’informations pour décider. Prévoyez un champ pour les besoins alimentaires et envoyez les consignes de parking au plus tard 7 jours avant l’événement.
Construisez le programme des ateliers avec des horaires espacés de 10 à 15 minutes. Testez le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone et les rallonges avant l’ouverture, pas pendant l’accueil.
Préparez l’accueil séparément des espaces d’exposition : comptoir d’inscription, badges nominatifs, liste des exposants et signalétique doivent être regroupés au même endroit. Imprimez les documents au moins 2 jours avant pour pouvoir corriger les erreurs.
Planifiez les boissons et le catering selon les inscriptions confirmées, puis refroidissez les boissons la veille. Vérifiez les stocks de gobelets, tasses, verres, assiettes et couverts avant d’installer les tables et les chaises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du bien-être ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour inviter les exposants, ouvrir les inscriptions, construire le programme et réserver le catering. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, envoyer les informations pratiques et vérifier le lieu.
Quand faut-il inviter les exposants pour un salon du bien-être ?: Envoyez les invitations environ 8 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse sous 10 à 14 jours afin de finaliser le plan des stands et d’identifier assez tôt les besoins techniques.
Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et les principaux ateliers sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le salon. Faites un point chaque semaine et clôturez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel des ateliers ?: Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone et les câbles 2 à 3 jours avant. Refaites un contrôle rapide le matin même, une fois les tables et les chaises installées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.