Cómo organizar una feria de bienestar sin perder el control

Organiza la feria de bienestar en este orden: primero fija la fecha y el lugar, después confirma a expositores y responsables de talleres, y solo entonces abre las inscripciones. El programa y la distribución de stands deben estar bastante avanzados antes de enviar la información definitiva. Reserva el catering con tiempo, recoge las preferencias dietéticas y prueba la técnica de cada taller antes del día del evento. La mayoría de los problemas aparecen en los últimos días: faltan identificaciones, señalización, cables o bebidas frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Invitar a los expositores
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Confirmar a los responsables de los talleres
2 personas
6
Elaborar el programa
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Llevar la lista de expositores
10
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
11
Distribuir las salas del taller
2 personas
12
Reservar el catering
13
Pedir bebidas y alimentos
14
Preparar material impreso
2 personas
15
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
16
Diseñar la señalización
17
Enviar la información de aparcamiento
18
Enviar información a los expositores
19
Probar la técnica para los talleres
2 personas
20
Comprobar el inventario
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar los materiales
3 personas
24
Comprobar el lugar
2 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Montar los stands de los expositores
6 personas
27
Montar las salas del taller
4 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Colocar la señalización
2 personas
30
Montar el mostrador de registro
2 personas
31
Colocar los folletos del programa
2 personas
32
Preparar el buffet de catering
3 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
35
Preparar materiales del taller
4 personas
36
Comprobar los baños

Evento

37
Recibir a los expositores
3 personas
38
Registrar a los visitantes
3 personas
39
Repartir acreditaciones
2 personas
40
Dar la información de apertura
41
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
42
Guiar talleres
4 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Servir aperitivos saludables
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Mantener limpio el buffet
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Comprobar los baños periódicamente
49
Reiniciar las salas de taller
2 personas
50
Reponer la vajilla
51
Anunciar el programa de la noche
52
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
53
Apoyar a los expositores
2 personas
54
Terminar el último taller
2 personas
55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
56
Permitir que los expositores desmonten
4 personas

Seguimiento

57
Guardar los restos de forma segura
2 personas
58
Desmontar mesas y sillas
4 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Apagar el equipo
2 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Recoger el material prestado
2 personas
66
Devolver los materiales
2 personas
67
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
68
Registrar objetos perdidos
69
Enviar mensaje de agradecimiento
70
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 28
Sillascant. 180
Mesas altascant. 8
Mostrador de registro
Mesas de presentacióncant. 4
Biombos para vestuarioscant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Cables de cargacant. 6
Terminal de pagocant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Jarras de servircant. 6
Pinzas de servircant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platoscant. 220
Cuencoscant. 120
Cubiertoscant. 220
Vasos de técant. 100
Tazas de cafécant. 100

Decoración

Manteles de algodóncant. 30
Plantascant. 20
Cestas decorativascant. 10
Guirnaldascant. 8
Portanombrescant. 35

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 6

Limpieza

Paños de microfibracant. 20
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradoracant. 2

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 30
Cojines de meditacióncant. 20
Bandas elásticascant. 20
Bloques de yogacant. 20
Mantascant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la distribución al menos 4 semanas antes. Necesitas saber cuántos stands y salas tendrás antes de publicar el formulario de inscripción.
Pide a cada expositor y responsable de taller una confirmación por escrito entre 3 y 4 semanas antes. Incluye horario, necesidades técnicas, mesa asignada y hora de llegada.
Publica el programa cuando los talleres estén confirmados y deja una semana para corregir inscripciones. Recoge también las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido de comida.
Haz un plano con stands, mesas de presentación, registro, talleres y zonas de vestuario. Comprueba que cada sala tenga sillas, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, regletas y cables alargadores si los necesita.
Haz una comprobación completa del lugar el día anterior. Coloca mesas y sillas, prepara las identificaciones y señales, enfría las bebidas y verifica el portátil, el terminal de pago y todos los cables.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bienestar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las 2 últimas semanas para confirmar asistentes, cerrar el catering, preparar el material impreso y resolver cambios de última hora.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de bienestar?: Ábrelas cuando la fecha, el lugar, los expositores principales y al menos el 80 % del programa estén confirmados, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Así puedes informar de horarios y talleres sin rehacer el formulario.
¿Cuánta comida y bebida necesito para la feria?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua y café para toda la duración. Cierra el pedido de comida al menos 7 días antes, después de revisar las inscripciones y las dietas.
¿Qué debo comprobar el día antes de una feria de bienestar?: Revisa el lugar, el plano, las salas, el inventario y la técnica completa: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, regletas y cables. Hazlo entre 24 y 48 horas antes para tener tiempo de sustituir lo que falte.

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