Wellnessmesse organisieren: So gelingt die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Ort und Datum mindestens 12 Wochen vorher fest. Plane dabei nicht nur die Ausstellungsfläche, sondern auch getrennte Workshopräume, eine Registrierungstheke und ausreichend Sitzplätze ein.
• Lade Aussteller und Workshopleiter frühzeitig ein und verschicke verbindliche Informationen spätestens 3 Wochen vor der Messe. Eine gepflegte Ausstellerliste verhindert falsche Namen auf Namensschildern und Beschilderung.
• Veröffentliche das Anmeldeformular mindestens 6 Wochen vor dem Termin. Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und übertrage die Angaben spätestens 10 Tage vorher an das Catering.
• Zeichne die Standaufteilung und Workshopräume vor dem Aufbau maßstabsnah. Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel am Vortag statt erst kurz vor dem ersten Workshop.
• Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stelle Kaffee, Tee und Wasser vor dem Einlass bereit. Rechne für die Registrierung mit einer vorbereiteten Namensschild- und Teilnehmerliste, damit sich keine Schlange vor der Theke bildet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wellnessmesse organisieren?

Beginne etwa 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum und Ausstelleranfragen. Spätestens 6 Wochen vorher sollten Anmeldung und Programm veröffentlicht sein.

Wann sollte das Programm einer Wellnessmesse feststehen?

Lege die Workshopleiter und die wichtigsten Programmpunkte spätestens 6 Wochen vor der Messe fest. So bleiben noch mindestens 3 Wochen für Anmeldungen, Raumplanung und die Kommunikation an Aussteller.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wellnessmesse?

Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Präsentationstische, Registrierung und Beschilderung ein. Technik und Workshopräume solltest du zusätzlich am Vortag oder mindestens 60 Minuten vor Einlass testen.

Wann muss man Catering für eine Wellnessmesse bestellen?

Reserviere das Catering etwa 4 Wochen vorher und bestätige die endgültige Personenzahl 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. Ernährungswünsche sollten bereits bei der Anmeldung erfasst werden.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 5-Kilometer-Wanderung organisieren: die Checkliste