Zo organiseer je een welkomstfeest zonder last-minute stress

Begin met de locatie, het aantal gasten en het tijdstip; die bepalen vrijwel alles wat daarna komt. Verstuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen voordat je catering vastlegt. Werk vervolgens van ontvangst naar buffet: naamkaartjes, programma, tafels, drankenpunt en koffiepunt. Op de dag zelf draait het om koeling, duidelijke allergeneninformatie en een technische test voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Muziekplaylist samenstellen
8
Programma afdrukken
9
Naamkaartjes maken
2 personen
10
Aanmeldlijst bijwerken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Allergenen markeren
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Locatie controleren
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Buffet opbouwen
3 personen
20
Koffiepunt inrichten
2 personen
21
Drankenpunt inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Verlichting aansluiten
2 personen
24
Geluidsapparatuur testen
2 personen
25
Hapjes uitstallen
3 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen
27
Toiletten controleren

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Gasten verwelkomen
2 personen
30
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Welkomstwoord verzorgen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Servies verzamelen
2 personen
37
Toiletten tussentijds controleren
38
Laatste ronde serveren
2 personen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Eten en drank opruimen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Versiering verwijderen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Koelboxen legen
2 personen
48
Overgebleven eten koelen
2 personen
49
Materialen terugbrengen
2 personen
50
Afval afvoeren
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Schaaltjesaantal 15
Serveerschalenaantal 10
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Programma'saantal 60
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalknijpersaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer meteen hoeveel tafels, stoelen en stroompunten beschikbaar zijn. Zo voorkom je dat buffet, koffiepunt en drankenpunt later niet passen.
Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het feest. Gebruik de definitieve lijst daarna voor catering, naamkaartjes en het programma.
Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen en allergieën. Markeer allergenen zichtbaar bij de hapjes en houd aparte serveerschalen en serveerbestek klaar om verwisseling te voorkomen.
Zet dranken minstens 2 uur voor aanvang koud en richt een apart drankenpunt in. Reserveer daarnaast 1 koffiezetapparaat of waterkoker per ongeveer 25 gasten, zodat het koffiepunt geen opstopping wordt.
Plan de opbouw in deze volgorde: tafels en stoelen, buffet, koffie- en drankenpunt, versiering en verlichting. Test geluidsapparatuur, Bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 30 minuten voor ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een welkomstfeest organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de locatie en uitnodigingen. Leg de catering uiterlijk 2 weken vooraf vast en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest, zodat je aantallen en dieetwensen hebt.
Hoeveel drank heb je nodig voor een welkomstfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Zet een deel 2 uur vooraf koud en houd water de hele ontvangst beschikbaar.
Wanneer moet je catering voor een welkomstfeest reserveren?: Reserveer de catering zodra je een voorlopige gasteninschatting hebt, bij voorkeur 2 weken vooraf. Geef de definitieve aantallen, dieetwensen en allergenen uiterlijk 7 dagen voor het feest door.
Hoe richt je een buffet in voor een welkomstfeest?: Zet het buffet op een aparte tafel met borden aan het begin, daarna de gerechten en aan het einde bestek en servetten. Plaats allergeneninformatie vóór het betreffende gerecht en bouw het buffet minimaal 30 minuten voor ontvangst op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.