Organiser une fête de bienvenue sans rien oublier

Pour une fête de bienvenue, commence par fixer le lieu et l’horaire avant de lancer les invitations. Le nombre d’inscrits déterminera le traiteur, les tables, les chaises, la vaisselle et les boissons. Prévois ensuite les informations pratiques : besoins alimentaires, badges nominatifs et programme. Le jour même, garde assez de temps pour refroidir les boissons, installer le buffet, tester le son et vérifier les branchements avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver le catering
7
Composer la playlist
8
Imprimer le programme
9
Créer des badges nominatifs
2 personnes
10
Mettre à jour la liste d’inscription
11
Faire les courses
2 personnes
12
Mettre les boissons au frais
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Signaler les allergènes
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Vérifier le lieu
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Monter le buffet
3 personnes
20
Mettre en place le point café
2 personnes
21
Installer le point de boissons
2 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Brancher l’éclairage
2 personnes
24
Tester le matériel sonore
2 personnes
25
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
26
Préparer les badges nominatifs
27
Vérifier les toilettes

Événement

28
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
29
Accueillir les invités
2 personnes
30
Distribuer les badges
2 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Assurer le mot de bienvenue
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle
2 personnes
37
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
38
Servir le dernier tour
2 personnes
39
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

40
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Éteindre l’équipement
2 personnes
47
Vider les glacières
2 personnes
48
Réfrigérer les restes
2 personnes
49
Rapporter le matériel
2 personnes
50
Évacuer les déchets
2 personnes
51
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Petits bolsqté 15
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Verres doseursqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Programmesqté 60
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations assez tôt pour obtenir les réponses et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la fête. Mets ensuite la liste d’inscription à jour au même endroit, afin de ne pas commander pour un nombre approximatif.
Réserve le traiteur dès que le lieu et le nombre prévisionnel sont connus. Prévois un espace séparé pour signaler les allergènes et utilise des couverts de service différents pour chaque préparation.
Organise les boissons et le café sur deux points distincts si l’espace le permet. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant le début et vérifie que les machines à café, bouilloires et glacières sont accessibles.
Installe les tables, les chaises et le buffet avant la décoration. Garde les assiettes, verres, couverts et serviettes à portée de main, puis dispose les amuse-bouches juste avant l’ouverture pour éviter qu’ils ne sèchent.
Teste les haut-parleurs, le microphone, l’éclairage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Prévois au moins 30 minutes de marge pour corriger un câble manquant ou un branchement mal placé.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de bienvenue ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse environ 7 jours avant la fête pour confirmer le traiteur, les badges et les quantités de boissons.
Combien de boissons prévoir pour une fête de bienvenue ?: Compte environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Ajoute des boissons sans alcool et garde une réserve au frais pour éviter une rupture pendant l’accueil.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirme le nombre définitif au moins 5 à 7 jours avant l’événement, selon les conditions du traiteur. Transmets en même temps les allergies, les régimes particuliers et les éventuelles modifications de la liste d’inscription.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévois 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le café, les boissons et la décoration. Ajoute 30 minutes pour tester le son, l’éclairage et les rallonges avant l’arrivée des invités.

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