Zo organiseer je een welkomstbarbecue zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna terug vanaf het moment waarop de eerste barbecue-gerechten op tafel moeten staan. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen en bevestig het aantal gasten voordat je het menu, de hoeveelheden en het servies vastlegt. Regel partytent, tafels en eventuele huurmaterialen vroeg, zeker als de barbecue buiten plaatsvindt. Op de dag zelf draait alles om een droge opstelling, koude dranken en zoveel mogelijk voorbereiding vóór de gasten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
5
Aanwezigheid bevestigen
6
Partytent reserveren
7
Extra tafels reserveren
8
Weersverwachting controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Materialen controleren
2 personen
11
Huurmaterialen ophalen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Vlees marineren
2 personen
14
Groenten wassen en snijden
2 personen
15
Salades voorbereiden
2 personen
16
Sausjes en brood klaarzetten
17
Terrein en stroom controleren
2 personen
18
Partytent opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
20
Barbecue en brandstof plaatsen
2 personen
21
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Salades en brood uitstallen
2 personen

Event

24
Barbecue aansteken
2 personen
25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
28
Buffet en servies bijvullen
2 personen
29
Afval en lege flessen verzamelen
30
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

31
Eten en dranken opruimen
3 personen
32
Servies afwassen
2 personen
33
Barbecue schoonmaken
2 personen
34
Terrein schoonmaken
3 personen
35
Partytent en meubels afbreken
4 personen
36
Afval wegbrengen
2 personen
37
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Dranktafel

Servies

Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
BBQ-tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag om dieetwensen en een definitieve aanmelding. Bevestig het aantal gasten opnieuw 3 tot 5 dagen voor de barbecue, zodat je vlees, groenten, brood en servies niet op een schatting baseert.
Maak het menu uiterlijk 1 week vooraf en splits de voorbereiding op: vlees marineren en salades voorbereiden kunnen eerder, groenten snijden en brood klaarzetten doe je op de dag zelf. Reken per persoon op meerdere kleine porties en houd dieetwensen apart herkenbaar.
Controleer de weersverwachting 5 dagen vooraf en nogmaals de ochtend zelf. Een partytent, extra tafels en stoelen moeten niet pas op de dag zelf worden gereserveerd; controleer ook of de tent veilig kan staan en of stroompunten bereikbaar zijn.
Richt terrein en stroom in vóór je de barbecue aansteekt. Zet barbecue en brandstof op veilige afstand van tentdoek en tafels, gebruik verlengkabels en stekkerdozen alleen waar ze niet in looproutes liggen, en plaats afvalbakken en handzeep bij het eetgedeelte.
Plan minstens 90 minuten voor ontvangsttijd voor opbouw en inrichting. Zet drank koud, plaats buffet- en dranktafel, leg borden, bestek, glazen en serveerschalen klaar en steek de barbecue pas aan wanneer de gasten ongeveer 20 tot 30 minuten later worden verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je gasten uit voor een welkomstbarbecue?: Stuur de uitnodiging ongeveer 3 weken vooraf. Vraag direct om een aanmelding en dieetwensen en vraag 3 tot 5 dagen voor de barbecue om een definitieve bevestiging.
Hoeveel tijd heb je nodig om een welkomstbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw van partytent, tafels, stoelen, buffet, drankpunt en verlichting. Tel extra tijd als je huurmaterialen moet ophalen of de stroomvoorziening nog moet controleren.
Wanneer doe je de boodschappen voor een welkomstbarbecue?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vlees, groenten en andere gekoelde producten bij voorkeur 1 dag vooraf. Zet dranken tijdig koud, zodat ze vóór ontvangst gekoeld zijn.
Hoe voorkom je problemen met regen tijdens een welkomstbarbecue?: Controleer de weersverwachting 5 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van het evenement. Regel uiterlijk enkele dagen vooraf een partytent en plaats tafels, barbecue en stroom zo dat gasten droog kunnen eten en kabels niet in plassen of looproutes liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.