Organiser un barbecue de bienvenue, étape par étape

Un barbecue de bienvenue se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par les inscriptions et les besoins alimentaires afin de calculer les quantités, puis réserve la tente et les tables si nécessaire. La veille, prépare les salades, les sauces, les légumes et la viande marinée, tout en vérifiant la météo et le matériel. Le jour même, installe les espaces avant l’arrivée des invités et garde une personne responsable du barbecue.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
5
Confirmer la présence
6
Réserver une tente de réception
7
Réserver des tables supplémentaires
8
Vérifier les prévisions météo
9
Faire les courses
2 personnes
10
Vérifier le matériel
2 personnes
11
Récupérer le matériel de location
2 personnes
12
Mettre les boissons au frais
2 personnes
13
Mariner la viande
2 personnes
14
Laver et couper les légumes
2 personnes
15
Préparer les salades
2 personnes
16
Préparer les sauces et le pain
17
Contrôler le site et l’alimentation électrique
2 personnes
18
Monter la tente de réception
4 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Installer le barbecue et le combustible
2 personnes
21
Installer le buffet et le point boissons
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Dresser les salades et le pain
2 personnes

Événement

24
Allumer le barbecue
2 personnes
25
Accueillir les invités
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
28
Réapprovisionner le buffet et la vaisselle
2 personnes
29
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
30
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

31
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
32
Faire la vaisselle
2 personnes
33
Nettoyer le barbecue
2 personnes
34
Nettoyer le site
3 personnes
35
Démonter la tente de réception et le mobilier
4 personnes
36
Évacuer les déchets
2 personnes
37
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Table de buffetqté 2
Table des boissons

Vaisselle

Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 4
Machine à café
Bouilloire
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Pinces à barbecueqté 4
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Ballonsqté 40
Badges nominatifsqté 50

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date limite de réponse au moins 7 jours avant le barbecue. Tu pourras ainsi confirmer les présents, relever les allergies et prévoir les portions sans faire les courses au dernier moment.
Prévois séparément les quantités pour les boissons, les accompagnements et la viande. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée, car les glacières refroidissent moins vite qu’un réfrigérateur.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis le matin même. Une tente de réception ne suffit pas si elle n’est pas montée sur un sol adapté et si les tables, les chaises et le barbecue ne sont pas protégés de la pluie.
Prépare les salades, les sauces, le pain et les légumes la veille. Garde la viande marinée au réfrigérateur jusqu’au moment de l’allumer, avec des planches et des ustensiles propres pour éviter les mélanges.
Contrôle l’alimentation électrique avant d’installer la machine à café, la bouilloire ou les guirlandes lumineuses. Prévois les rallonges et multiprises nécessaires, puis place les poubelles et le savon près des zones de repas et de lavage des mains.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un barbecue de bienvenue ?: Envoie les invitations 2 à 3 semaines avant la date et fixe une limite de réponse à 7 jours avant. Garde les 2 derniers jours pour confirmer les quantités, vérifier la météo et compléter les courses.
Que préparer la veille pour un barbecue de bienvenue ?: Prépare les salades, les sauces, le pain et les légumes la veille, puis fais mariner la viande et mets les boissons au frais. Vérifie aussi les assiettes, les couverts, les verres et le matériel loué avant le jour du barbecue.
Quand monter la tente et installer les tables ?: Commence l’installation 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités. Vérifie d’abord le site et l’électricité, puis monte la tente, installe les tables et les chaises, et termine par le buffet et le point boissons.
Comment éviter de manquer de matériel pendant le barbecue ?: Fais un contrôle complet au moins 24 heures avant, en comptant la vaisselle, les ustensiles, les glacières, les poubelles et le combustible. Prépare aussi les rallonges et multiprises avant l’installation, plutôt que de chercher une solution lorsque les invités arrivent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.