Zo organiseer je een waterpolotoernooi

Begin met de datum, het zwembad en het toernooiformat; die drie bepalen hoeveel teams, wedstrijden en vrijwilligers je aankunt. Leg daarna scheidsrechters en reserveringen vast en open de aanmelding met een duidelijke sluitingsdatum. Zodra de teams binnen zijn, maak je het wedstrijdschema, verzamel je teamgegevens en deel je vrijwilligers in. Plan de wedstrijddag achteruit: controleer de zwembadindeling, druk formulieren af en zet materiaal, catering en prijzen tijdig klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zwembad vastleggen
2 personen
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Deelnemende teams uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Toernooi-informatie publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
13
Prijzen en medailles bestellen
14
Wedstrijdschema controleren
2 personen
15
Teamgegevens verzamelen
2 personen
16
Scoreformulieren afdrukken
17
Toernooibord voorbereiden
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Prijzentafel klaarmaken
22
Deelnemerslijst afdrukken
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Zwembadindeling controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Wedstrijdveld opbouwen
4 personen
27
Scoretafels installeren
3 personen
28
Geluidsinstallatie testen
2 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
31
Prijzen en medailles uitstallen
32
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
33
Vrijwilligers instrueren
3 personen
34
Scheidsrechters instrueren
2 personen

Event

35
Teams ontvangen
4 personen
36
Teams registreren
3 personen
37
Openingsbriefing geven
2 personen
38
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
39
Scorestanden bijhouden
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Wedstrijdmaterialen wisselen
3 personen
43
Pauze verzorgen
3 personen
44
Tussenstanden publiceren
45
Warme maaltijd serveren
5 personen
46
Finaleronde begeleiden
6 personen
47
Prijsuitreiking houden
3 personen
48
Afscheid en bedankwoord geven
2 personen

Nazorg

49
Wedstrijdveld afbreken
4 personen
50
Catering opruimen
4 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Zwembadruimte schoonmaken
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Materialen inventariseren
2 personen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Overgebleven catering opruimen
2 personen
58
Uitslagen naar teams sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Zitbankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Waterpolodoelenaantal 2
Waterpolonetwerkenaantal 2
Waterpoloballenaantal 12
Waterpolocapsaantal 100
Scheidsrechtersfluitjesaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 2
Veldmarkeringenaantal 2
Ballennettenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Mobiele geluidsinstallatie
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffieapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 10
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 3

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Noodlampenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Houd per wedstrijd rekening met speeltijd, wissels en minimaal 5 minuten tussen twee wedstrijden voor het verzamelen van scores en het doorlaten van teams.
Leg scheidsrechters uiterlijk 4 weken voor het toernooi vast. Wacht niet tot het schema klaar is: hun beschikbaarheid bepaalt vaak hoeveel wedstrijden je op één dag kunt plannen.
Vraag bij de aanmelding meteen teamnaam, contactpersoon, aantal spelers en dieetwensen uit. Zet de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 1 week vooraf om in een geprinte versie voor de organisatie.
Maak per taak een verantwoordelijke vrijwilliger en een tijdstip, bijvoorbeeld voor ontvangst, scorebord, catering en prijzen. Plan de briefing minstens 30 minuten voor de eerste wedstrijd, zodat niemand tijdens het startsignaal nog uitleg nodig heeft.
Controleer de technische opstelling de dag ervoor: doelen, netwerken, ballen, caps, scoreborden, stopwatches, geluidsinstallatie en verlengkabels. Zet daarnaast tafels, stoelen, afvalbakken en gekoelde dranken klaar voordat de eerste teams binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een waterpolotoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, zwembad en format. Leg scheidsrechters en reserveringen uiterlijk 4 weken vooraf vast en sluit de teamaanmelding ongeveer 2 weken voor de wedstrijddag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een waterpolotoernooi?: Verzamel eerst het definitieve aantal teams en bepaal daarna de speelvorm. Plan per wedstrijd speeltijd, wissels en minstens 5 minuten uitloop; controleer het schema uiterlijk 1 week vooraf met de zwembadindeling en scheidsrechters.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een waterpolotoernooi?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en administratie, 1 voor score en tijd, 1 voor materiaal en 1 voor catering per speelzone. Bij meerdere velden heb je per extra veld minstens 2 extra mensen nodig.
Wanneer moet je catering voor een waterpolotoernooi bestellen?: Plaats de cateringbestelling 7 tot 10 dagen vooraf, nadat je het aantal teams en dieetwensen hebt verwerkt. Koel dranken de avond ervoor en bereid hapjes zo veel mogelijk op de ochtend van het toernooi voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.