Zo organiseer je een watercongres zonder last-minute chaos

Begin met de datum, het programma en de zalen; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Benader daarna de sprekers en verzamel direct hun gegevens, presentaties en technische wensen. Open het aanmeldformulier zodra de inhoud staat en plan vaste momenten voor deelnemersinformatie, catering en techniek. In de laatste week draait het vooral om controleren: badges sorteren, presentaties testen, bewegwijzering ophangen en de registratietafel klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekersgegevens verzamelen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Programma naar deelnemers sturen
12
Presentaties verzamelen
13
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Badges sorteren
2 personen
16
Catering definitief bestellen
17
Techniek testen
2 personen
18
Plattegrond en bewegwijzering maken
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
22
Sprekersbriefing versturen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Zalen controleren
2 personen
25
Registratietafel opbouwen
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
28
Projector en scherm aansluiten
2 personen
29
Microfoons en audio aansluiten
2 personen
30
Presentaties op laptop zetten
31
Wifi en stroom testen
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Registratiepakketten klaarleggen
2 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Lunchbuffet opbouwen
3 personen
36
Dieetmaaltijden labelen
37
Sprekers ontvangen
2 personen
38
Registratieteam instrueren
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Welkomstkoffie serveren
2 personen
41
Opening aankondigen
42
Keynote begeleiden
2 personen
43
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
44
Pauzedranken bijvullen
2 personen
45
Pauzesnacks serveren
2 personen
46
Breakoutsessies begeleiden
4 personen
47
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
48
Aantekeningen verzamelen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
51
Dinerbuffet serveren
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Netwerktafels klaarzetten
2 personen
54
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
55
Publieksvragen modereren
56
Afsluiting aankondigen
57
Laatste consumptieronde verzorgen
2 personen
58
Deelnemers uitgeleiden
2 personen
59
Registratiematerialen veiligstellen

Nazorg

60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
62
Buffetten afbreken
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Zalen schoonmaken
4 personen
65
Meubilair terugplaatsen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Presentaties veilig opslaan
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opruimen
2 personen
72
Deelnemerslijst archiveren
73
Sprekersmateriaal bundelen
74
Bedankberichten versturen
75
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Congrestafelsaantal 20
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Netwerktafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 130
Besteksetsaantal 150
Koffielepelsaantal 130
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Laserpointeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-C-adaptersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 6
Wifi-hotspot

Catering

Koffiethermoskannenaantal 8
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Chafing dishesaantal 6
Broodmandenaantal 8
Melkkannetjesaantal 8
Suikerbakjesaantal 8
Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmafoldersaantal 130
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150
Registratiebakkenaantal 4
Clipboardmappenaantal 6

Decoratie

Watercongresbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naambordjes voor zalenaantal 8

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesseaantal 4
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Koelcontainersaantal 4

Tips

Leg per spreker uiterlijk één week voor het congres de naam, functie, contactgegevens en presentatie vast. Vraag ook welk aansluitingsformaat nodig is, zodat je USB-C-adapters, HDMI-kabels en de presentatielaptop vooraf kunt testen.
Stuur het programma en de parkeerinformatie niet pas op de congresdag. Verstuur deze gegevens enkele dagen vooraf, samen met een uiterste moment waarop deelnemers dieetwensen kunnen doorgeven.
Plan de techniek vóór de opening door het volledige programma met de projector, het projectiescherm, de draadloze microfoons en de luidsprekers te doorlopen. Test ook het mengpaneel, de verlengkabels, stekkerdozen en het wifi-hotspot.
Maak de registratietafel de avond ervoor of direct bij opening compleet met naamkaartjes, deelnemerslijst en gesorteerde badges. Zet daarnaast een duidelijke route naar de zalen, catering en garderobe uit met een plattegrond en bewegwijzering.
Bestel de catering pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, maar controleer houdbare catering en koffiethermoskannen al eerder. Zet waterglazen, koffiekopjes, borden en bestek per pauzemoment klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij de registratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een watercongres organiseren?: Begin minimaal 10 tot 12 weken vooraf met datum, programma, zalen en sprekers. Open de aanmeldingen zodra die basis vaststaat en reserveer de laatste week voor techniek, deelnemersinformatie en materialen.
Wanneer moet je sprekers voor een watercongres benaderen?: Benader sprekers bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de congresdatum. Vraag hun definitieve presentatie en technische wensen uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je alles gezamenlijk kunt testen.
Wanneer bestel je de catering voor een watercongres?: Maak de catering definitief zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 5 tot 7 dagen voor het congres. Houd voor koffie en water rekening met minimaal één koffiemoment bij ontvangst en één pauzemoment volgens het programma.
Wanneer test je de techniek voor een watercongres?: Doe een volledige test uiterlijk één werkdag vooraf en herhaal een korte controle vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Controleer projector, scherm, laptop, microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels en adapters.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.