Organiser un congrès sur l’eau, étape par étape

Un congrès sur l’eau demande une organisation précise bien avant l’ouverture des salles. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez en parallèle sur les intervenants, les inscriptions et la logistique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les présentations, les badges et les adaptateurs techniques. Ce guide vous aide à structurer les 75 tâches du projet dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Rassembler les informations des intervenants
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les infos de parking
11
Envoyer le programme aux participants
12
Rassembler les présentations
13
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer la liste des participants
15
Trier les badges
2 personnes
16
Commander définitivement le catering
17
Tester la technique
2 personnes
18
Créer le plan et la signalétique
19
Rassembler le matériel
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
22
Envoyer le briefing des intervenants

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier les salles
2 personnes
25
Installer la table d’inscription
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
28
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
29
Brancher les microphones et l’audio
2 personnes
30
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
31
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Préparer les kits d’inscription
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Installer le buffet du déjeuner
3 personnes
36
Étiqueter les repas spéciaux
37
Accueillir les intervenants
2 personnes
38
Briefer l'équipe d'inscription
39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Servir le café de bienvenue
2 personnes
41
Annoncer l'ouverture
42
Animer le keynote
2 personnes
43
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
45
Servir les snacks de pause
2 personnes
46
Animer les sessions en petits groupes
4 personnes
47
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
48
Rassembler les notes
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Installer le buffet du dîner
3 personnes
51
Servir le buffet du dîner
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Installer les tables de réseautage
2 personnes
54
Animer la table ronde
2 personnes
55
Modérer les questions du public
56
Annoncer la clôture
57
Assurer le dernier tour de boissons
2 personnes
58
Reconduire les participants
2 personnes
59
Sécuriser le matériel d’inscription

Suivi

60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
62
Démonter les buffets
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Nettoyer les salles
4 personnes
65
Remettre le mobilier en place
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Stocker les présentations en lieu sûr
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
72
Archiver la liste des participants
73
Rassembler le matériel des intervenants
74
Envoyer les messages de remerciement
75
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables de congrèsqté 20
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tables de buffetqté 6
Tables réseauqté 8
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 130
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Pointeur laserqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Adaptateurs USB-Cqté 4
Câbles HDMIqté 6
Hotspot Wi-Fi

Catering

Thermos à caféqté 8
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Bains-marieqté 6
Corbeilles à painqté 8
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8
Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 130
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Bacs d'inscriptionqté 4
Chemises à pinceqté 6

Décoration

Bannières du congrès sur l’eauqté 4
Nappesqté 20
Compositions floralesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Plaques nominatives pour les sallesqté 8

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Salon des chefsqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des horaires réalistes pour les conférences, les pauses et les échanges réseau. Demandez aux intervenants leurs informations et leurs supports au moins 10 jours avant le congrès.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Relancez les personnes qui n’ont pas précisé leurs besoins alimentaires et transmettez les informations de parking au plus tard 5 jours avant l’événement.
Centralisez les présentations dans un seul dossier et testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C, le pointeur laser, les microphones et le hotspot Wi-Fi avant l’arrivée du public.
Commandez définitivement le catering après avoir arrêté les inscriptions et les régimes alimentaires. Comptez séparément les pauses café, l’eau, les repas et le matériel de buffet afin de ne pas manquer de tasses, verres ou couverts.
Le matin du congrès, ouvrez le lieu assez tôt pour vérifier chaque salle, installer la table d’inscription et trier les badges par ordre alphabétique. Gardez une liste imprimée des participants et quelques badges vierges pour les modifications de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur l’eau ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver les salles, confirmer les intervenants et ouvrir les inscriptions. Ajoutez davantage de temps si le programme comprend plusieurs espaces ou des intervenants internationaux.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès. Fermez ou vérifiez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les badges et le catering.
Quand tester la technique d’un congrès ?: Faites un premier test complet au moins 48 heures avant, puis une vérification dans les salles le matin même. Testez chaque présentation, les microphones, le projecteur, les haut-parleurs, les rallonges et les adaptateurs USB-C.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez la table d’inscription, les badges triés, la liste imprimée et la signalétique avant l’arrivée du premier participant, au moins 60 minutes à l’avance. Prévoyez quelques badges vierges et un stylo pour les changements de dernière minute.

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