Zo organiseer je een wandelweek zonder losse eindjes

Begin een wandelweek niet met boodschappen, maar met de routes en de locaties. Leg eerst start, finish en rustpunten vast en controleer elke route op veiligheid, bereikbaarheid en duidelijke markering. Daarna regel je vergunningen, meldingen, EHBO en vrijwilligers, zodat je deelnemers tijdig kunt informeren. In de laatste week draait alles om aantallen, routepijlen, startpakketten, bevoorrading en een praktische opbouwvolgorde. Zo voorkom je dat materiaal of informatie pas op de ochtend zelf ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroutes vastleggen
2 personen
2
Routes op veiligheid controleren
3 personen
3
Start- en finishlocaties bepalen
2 personen
4
Vergunningen en meldingen indienen
5
Rustpunten vastleggen
2 personen
6
EHBO-contacten vastleggen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
12
Routekaarten laten drukken
13
Startnummers voorbereiden
2 personen
14
Vrijwilligersrooster maken
15
Reserveringen bevestigen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Routepijlen sorteren
2 personen
19
Startpakketten samenstellen
4 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Startbalie inrichten
2 personen
24
Routepijlen plaatsen
5 personen
25
Rustpunten bevoorraden
4 personen
26
EHBO-tafel inrichten
2 personen
27
Einddag voorbereiden
3 personen
28
Herinneringen klaarleggen
2 personen

Event

29
Aanmeldbalie openen
3 personen
30
Startpakketten uitdelen
3 personen
31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Startinstructie geven
2 personen
33
Rustpunt bemannen
3 personen
34
EHBO-post bemannen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Finishers afvinken
2 personen
38
Medewerkerspauzes verzorgen
39
Dagroute opnieuw controleren
2 personen
40
Dagelijkse startbalie openen
3 personen
41
Dagelijkse wandelstart begeleiden
3 personen
42
Dagelijks rustpunt bemannen
3 personen
43
Dagelijks finishers registreren
2 personen
44
Routepijlen verplaatsen
4 personen
45
Dagelijkse bevoorrading aanvullen
3 personen
46
Wandelaars informeren
2 personen
47
Verloren voorwerpen registreren
48
Dagelijkse route vrijgeven
2 personen
49
Waterpunten controleren
3 personen
50
Deelnemers begeleiden
4 personen
51
Slotwandeling begeleiden
5 personen
52
Herinneringen uitdelen
2 personen
53
Laatste deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

54
Routepijlen verwijderen
5 personen
55
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
56
Afval verzamelen
4 personen
57
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
58
Locatie schoon opleveren
4 personen
59
Materialen inventariseren
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
62
Routeborden en linten reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Balietafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 180
Routebordenaantal 24
Markeerlintaantal 12
Startnummersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Routekaartenaantal 250
Nooddekensaantal 20
Wandelstokkenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Catering

Herinneringsmedaillesaantal 250
Naamstickersaantal 300
Boodschappen

Tips

Plan per route een aparte controle en noteer waar routepijlen, routeborden of markeerlint komen. Controleer ook kruisingen, oversteekplaatsen en plekken waar wandelaars verkeerd kunnen afslaan.
Leg rustpunten vast voordat je de deelnemersinformatie verstuurt. Reken per rustpunt op een tafel, afvalbakken, waterkannen, bekers en voldoende koelruimte voor de verwachte aantallen.
Maak het vrijwilligersrooster niet alleen per dag, maar ook per taak en tijdsblok. Bezet minimaal startbalie, routecontrole, rustpunten en finish afzonderlijk, zodat uitval niet meteen een gat veroorzaakt.
Verstuur deelnemersinformatie pas nadat routes, start- en finishtijden en praktische locaties definitief zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, niet pas tijdens het klaarzetten van de catering.
Sorteer routepijlen, startnummers en startpakketten per route en controleer ze uiterlijk de dag vóór de wandelweek. Zet portofoons, megafoon, verlengkabels en stekkerdozen apart bij de verantwoordelijke voor de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandelweek organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met routes, start- en finishlocaties en vergunningen of meldingen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersinformatie, vrijwilligersplanning, reserveringen en materiaalcontroles.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandelweek?: Dat hangt af van het aantal routes en deelnemers, maar plan per actieve locatie minimaal één verantwoordelijke. Tel daarnaast aparte bezetting voor de startbalie, routecontrole, rustpunten en finish, plus een kleine reserve voor uitval.
Wanneer controleer je de wandelroutes?: Controleer iedere route minstens twee keer: een eerste keer bij het vastleggen en opnieuw in de week vóór de wandelweek. Loop vooral kruisingen, tijdelijke wegwerkzaamheden en markeerpunten kort voor de start na.
Wanneer maak je de startpakketten voor een wandelweek?: Stel startpakketten één tot drie dagen vooraf samen, zodra de aanmeldingen en startnummers definitief zijn. Sorteer ze per route of startmoment en houd een kleine voorraad losse startnummers en routekaarten achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.