Organiser une semaine de randonnée sans rien laisser au dernier moment

Une semaine de randonnée se prépare d’abord sur les parcours, puis autour des départs, des arrivées et des points de repos. Commence par vérifier la sécurité, les autorisations et les besoins des participants avant de réserver le matériel ou d’imprimer les cartes. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner les kits, les boissons, les repas et les équipes bénévoles. La dernière étape consiste à installer un accueil lisible et un balisage vérifié avant l’arrivée des marcheurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir les itinéraires de randonnée
2 personnes
2
Vérifier la sécurité des parcours
3 personnes
3
Déterminer les lieux de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Déposer les autorisations et déclarations
5
Définir les espaces de repos
2 personnes
6
Consigner les contacts de premiers secours
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
12
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
13
Préparer les dossards
2 personnes
14
Établir le planning des bénévoles
15
Confirmer les réservations
16
Faire les courses
3 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Trier les flèches de parcours
2 personnes
19
Composer les kits de démarrage
4 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Aménager le bureau de départ
2 personnes
24
Installer les flèches d'orientation
5 personnes
25
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
26
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
27
Préparer la dernière journée
3 personnes
28
Préparer les souvenirs
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le comptoir d'accueil
3 personnes
30
Distribuer les kits de départ
3 personnes
31
Enregistrer les participants
3 personnes
32
Donner les consignes de départ
2 personnes
33
Tenir le point de repos
3 personnes
34
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Cocher les arrivants
2 personnes
38
Prévoir les pauses du personnel
39
Revérifier l’itinéraire de la journée
2 personnes
40
Ouvrir le point d'accueil quotidien
3 personnes
41
Animer le départ quotidien des randonnées
3 personnes
42
Tenir le point de repos quotidien
3 personnes
43
Enregistrer quotidiennement les arrivants
2 personnes
44
Déplacer les flèches d’itinéraire
4 personnes
45
Réapprovisionner les fournitures quotidiennes
3 personnes
46
Informer les randonneurs
2 personnes
47
Enregistrer les objets trouvés
48
Libérer l’itinéraire quotidien
2 personnes
49
Vérifier les points d’eau
3 personnes
50
Accompagner les participants
4 personnes
51
Encadrer la marche de clôture
5 personnes
52
Distribuer des souvenirs
2 personnes
53
Enregistrer les derniers participants
2 personnes

Suivi

54
Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
55
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
56
Rassembler les déchets
4 personnes
57
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
58
Remettre le lieu propre
4 personnes
59
Inventorier le matériel
2 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Ranger le stock restant
2 personnes
62
Nettoyer les panneaux d’itinéraire et les rubans
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Tables d’accueilqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 180
Panneaux de directionqté 24
Ruban de balisageqté 12
Numéros de départqté 250
Braceletsqté 250
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Cartes d'itinéraireqté 250
Couvertures de survieqté 20
Bâtons de marcheqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
plateauxqté 8
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Catering

Médailles souvenirqté 250
Étiquettes nominativesqté 300
Courses

Conseils

Bloque les itinéraires et les lieux de départ et d’arrivée au moins 6 à 8 semaines avant la première randonnée. Ce délai laisse le temps de vérifier les parcours et de déposer les autorisations nécessaires.
Demande les informations alimentaires dès l’inscription et fixe une date limite 10 jours avant l’événement. Tu pourras ainsi prévoir les achats, les portions et le contenu des points de repos sans improviser.
Prépare les cartes, les dossards, les bracelets et les kits de démarrage 3 à 5 jours avant. Trie aussi les flèches par parcours : le matin de l’installation, tu dois seulement les poser et les contrôler.
Établis le planning des bénévoles avec des relais de 2 à 3 heures. Prévois une personne identifiable au bureau de départ, une équipe pour le balisage et un contact dédié aux premiers secours.
Installe les tentes, les tables, les chaises et le bureau de départ la veille si possible. Refroidis les boissons quelques heures avant le départ et vérifie les rallonges, multiprises, talkies-walkies et mégaphone avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une semaine de randonnée ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les itinéraires, les contrôles de sécurité et les autorisations doivent être réglés avant les inscriptions et les commandes de matériel.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques 7 à 10 jours avant la première randonnée, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indique les horaires, les lieux de départ et d’arrivée, les parcours et ce que les participants doivent apporter.
Comment prévoir les boissons pour une randonnée ?: Base-toi sur le nombre d’inscrits et sur chaque point de repos, avec une réserve d’au moins 10 % pour les imprévus. Prépare les glacières et commence à refroidir les boissons quelques heures avant le départ.
Quand faut-il installer le balisage des parcours ?: Installe les flèches, panneaux et rubans le jour précédent lorsque le parcours est stable, puis effectue un contrôle complet le matin. Vérifie chaque embranchement et retire le balisage après le passage du dernier groupe.

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