Zo organiseer je een wandeltocht voor water

Begin niet met de inschrijving, maar met de route: leg afstand, start, finish en rustpunten vast en loop het parcours meerdere keren voor. Controleer daarna vergunningen, meldingen, verzekering en verkeersknelpunten. Pas wanneer de logistiek klopt, deel je vrijwilligers in, regel je EHBO en werk je de deelnemersinformatie uit. Bereken vervolgens drank en voedsel per rustpunt en plan een laatste controle van routebordjes, startnummers en materialen vlak voor de wandeltocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Verzekering controleren
5
Route meerdere keren voorlopen
3 personen
6
Rustpunten bepalen
2 personen
7
Verkeersknelpunten inventariseren
2 personen
8
Routekaart ontwerpen
9
Inschrijfformulier aanmaken
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
EHBO-bezetting regelen
15
Verkeersbegeleiders regelen
16
Rustpuntbezetting indelen
2 personen
17
Startnummers ontwerpen
18
Routebordjes laten drukken
19
Drank- en voedselbehoefte berekenen
2 personen
20
Catering inkopen
2 personen
21
Materialen controleren
2 personen
22
Materialen aanvullen
23
Deelnemersinformatie versturen
24
Weersverwachting controleren
25
Routewijzigingen communiceren
26
Startpakketten samenstellen
4 personen
27
Boodschappen sorteren
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Routebordjes klaarzetten
2 personen
30
Vrijwilligersbriefing voorbereiden

Event

31
Startlocatie opbouwen
6 personen
32
Route bewegwijzeren
5 personen
33
Rustpunten opbouwen
6 personen
34
EHBO-punten inrichten
2 personen
35
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
36
Vrijwilligers briefen
2 personen
37
Startnummers klaarleggen
2 personen
38
Registratietafel bemannen
3 personen
39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Startuitleg geven
2 personen
41
Wandelaars laten vertrekken
4 personen
42
Routepost bemannen
5 personen
43
Water bijvullen
4 personen
44
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
45
Dranken koud houden
2 personen
46
EHBO verlenen
2 personen
47
Verkeersovergangen begeleiden
4 personen
48
Achterblijvers begeleiden
2 personen
49
Finishregistratie bijhouden
2 personen
50
Finishdranken serveren
3 personen
51
Soep en brood serveren
4 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Afval tijdens evenement legen
2 personen
54
Route controleren
2 personen
55
Laatste wandelaars opvangen
2 personen

Nazorg

56
Routebordjes verwijderen
4 personen
57
Finishlocatie afbouwen
6 personen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Afval afvoeren
2 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
65
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Drinkrugzakkenaantal 6
Routekaartenaantal 150
Startnummersaantal 150
Veiligheidshesjesaantal 20
Wandelstokkenaantal 6
Parcourslintaantal 12
Routebordjesaantal 45
Pionnenaantal 30
Klemmenaantal 60
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Polsbandjesaantal 150
Medaillelintenaantal 150
Finishmedaillesaantal 150
Stempelkaartenaantal 150
Puntentangenaantal 8
Zaklampenaantal 10
Routepijlenaantal 30

Keuken

Soepketelsaantal 3
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6

Eerste hulp

EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100
Koelkompressenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route minimaal twee keer op verschillende momenten: zo ontdek je niet alleen afstand en wandeltijd, maar ook drukke kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar routebordjes nodig zijn.
Reserveer start- en finishlocatie voordat je de uitnodigingen verstuurt. Plan daarnaast ten minste één duidelijk rustpunt per langere etappe en controleer of daar tenten, tafels en afvalbakken kunnen staan.
Maak de vrijwilligersindeling pas nadat de route is vastgesteld. Bezet afzonderlijk de start, finish, rustpunten, EHBO en verkeersknelpunten en geef elke post een telefoonnummer en duidelijke overdrachtstijd.
Reken drinken niet alleen voor de finish: voor het eerste uur kun je uitgaan van ongeveer twee tot drie bekers per deelnemer, met extra voorraad bij warm weer. Verdeel koelboxen, thermoskannen en herbruikbare bekers per rustpunt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor de start. Communiceer routewijzigingen direct en neem powerbanks, mobiele telefoons en reservebordjes mee voor onderweg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht voor water organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor route, locatie en vergunningen; plan daarna inschrijving, vrijwilligers, catering en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Maak minimaal één vrijwilliger vrij voor elk rustpunt en elk verkeersknelpunt, plus aparte bezetting voor start, finish en EHBO. Tel daar minstens twee reservekrachten bij op voor uitval op de dag zelf.
Hoeveel drinken heb ik nodig per deelnemer?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 bekers per deelnemer en vul per rustpunt aan op basis van afstand en weersverwachting. Neem bij warm weer een extra voorraad mee en gebruik koelboxen voor gekoeld water.
Wanneer moet ik de routebordjes en startnummers regelen?: Laat routebordjes en startnummers uiterlijk 2 weken voor de wandeltocht drukken. Controleer ze 3 tot 5 dagen vooraf op aantallen, leesbaarheid en ontbrekende bevestigingsmaterialen zoals klemmen en parcourslint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.