Organiser une marche pour l’eau, étape par étape

Une marche pour l’eau se prépare d’abord sur le terrain, pas le jour du départ. Commencez par fixer le parcours, la distance et les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les points à risque. Après un repérage complet, vous pourrez dimensionner les bénévoles, le ravitaillement et le matériel. Les dernières vérifications portent sur la météo, la signalisation et les changements communiqués aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Vérifier l’assurance
5
Parcourir l'itinéraire plusieurs fois
3 personnes
6
Déterminer les points de repos
2 personnes
7
Cartographier les points de congestion routière
2 personnes
8
Concevoir la carte d'itinéraire
9
Créer le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Organiser le personnel de premiers secours
15
Organiser les agents de circulation
16
Répartir le personnel du point de repos
2 personnes
17
Concevoir les dossards
18
Faire imprimer les panneaux d’orientation
19
Calculer les besoins en boissons et en nourriture
2 personnes
20
Acheter le catering
2 personnes
21
Vérifier le matériel
2 personnes
22
Réapprovisionner le matériel
23
Envoyer les informations aux participants
24
Vérifier les prévisions météo
25
Communiquer les changements d’itinéraire
26
Composer les kits de démarrage
4 personnes
27
Trier les courses
3 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
30
Préparer le briefing des bénévoles

Événement

31
Installer le lieu de départ
6 personnes
32
Balisage du parcours
5 personnes
33
Installer les points de repos
6 personnes
34
Aménager les postes de premiers secours
2 personnes
35
Briefer les agents de circulation
2 personnes
36
Briefing des bénévoles
2 personnes
37
Préparer les dossards
2 personnes
38
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
39
Enregistrer les participants
3 personnes
40
Donner les consignes de départ
2 personnes
41
Faire partir les marcheurs
4 personnes
42
Tenir le poste de route
5 personnes
43
Refaire le plein d’eau
4 personnes
44
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
45
Garder les boissons au frais
2 personnes
46
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
47
Encadrer les traversées de route
4 personnes
48
Encadrer les retardataires
2 personnes
49
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
50
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
51
Servir la soupe et le pain
4 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
53
Vider les poubelles pendant l’événement
2 personnes
54
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
55
Accueillir les derniers randonneurs
2 personnes

Suivi

56
Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
57
Démonter la zone d’arrivée
6 personnes
58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Évacuer les déchets
2 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
65
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 20
Poubellesqté 8
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Bol à soupeqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Sacs à eauqté 6
Cartes d'itinéraireqté 150
Numéros de départqté 150
Gilets de sécuritéqté 20
Bâtons de marcheqté 6
Ruban de parcoursqté 12
Panneaux d’orientationqté 45
Cônesqté 30
Pincesqté 60
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Braceletsqté 150
Rubans de médailleqté 150
Médailles de finisherqté 150
Cartes de poinçonnageqté 150
Pince à bornesqté 8
Lampes de pocheqté 10
Flèches de directionqté 30

Cuisine

Marmites à soupeqté 3
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 6
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 10
Gants jetablesqté 100
Packs de froidqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire plusieurs fois avant d’ouvrir les inscriptions. Notez la distance réelle, les montées, les passages étroits et les zones où la circulation peut créer un bouchon.
Ne lancez pas la communication avant d’avoir clarifié les autorisations, l’assurance et les lieux de départ et d’arrivée. Prévoyez un délai de plusieurs semaines pour les déclarations et les éventuelles modifications demandées.
Placez les points de repos selon la distance et les capacités du groupe, puis affectez séparément les bénévoles à l’accueil, au ravitaillement, à la circulation et aux premiers secours. Un même bénévole ne peut pas couvrir deux postes éloignés.
Calculez les boissons et la nourriture à partir du nombre d’inscrits, des besoins alimentaires recueillis et de la durée prévue. Gardez des réserves dans des glacières et prévoyez les gobelets, louches, thermos et rallonges avant l’installation.
Envoyez les informations pratiques après le traitement des inscriptions, puis contrôlez la météo à l’approche du départ. Si le parcours change, transmettez la nouvelle carte et les consignes dès que possible, sans attendre le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche pour l’eau ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de valider le parcours, les autorisations, l’assurance, les bénévoles, les inscriptions et le ravitaillement.
Quand faut-il repérer le parcours d’une marche pour l’eau ?: Faites un premier repérage avant les démarches et au moins une nouvelle vérification avant le départ. Contrôlez notamment les passages dangereux, les points de congestion et l’emplacement des pauses.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une marche pour l’eau ?: Répartissez les bénévoles par fonction : accueil, circulation, premiers secours, points de repos et coordination. Finalisez cette répartition au moins 7 jours avant l’événement, puis confirmez chaque présence 48 heures avant.
Quand communiquer un changement de parcours aux participants ?: Informez les participants dès que la modification est confirmée, idéalement au moins 24 heures avant le départ. Mettez à jour la carte, les panneaux d’orientation et les consignes données à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.