Checklist voor een goed georganiseerde 24-uursloop

Een 24-uursloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starttijd. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, verzekering, inschrijvingen en voldoende vrijwilligers voor alle wisselmomenten. Op de dag zelf moeten route, verlichting, communicatie, rondetelling en catering blijven werken terwijl deelnemers dag en nacht doorlopen. Gebruik deze checklist om eerst de vaste afspraken te regelen en daarna de uitvoering stap voor stap voor te bereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Parcours vastleggen
3 personen
Benodigde vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Reserveringen maken
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijdinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startnummers bestellen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Inschrijvingen voorbereiden
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Parcours uitzetten
5 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Catering opstellen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startgebied controleren
3 personen
Deelnemers instrueren
2 personen
24-uursloop starten
4 personen
Rondes registreren
3 personen
Waterpost bemannen
2 personen
Eten serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Nachtpost inrichten
3 personen
Nachtverlichting controleren
2 personen
Nachtploeg aflossen
2 personen
Rondes registreren in de nacht
3 personen
Nachtmaaltijd serveren
2 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen in de nacht
2 personen
Ochtendmaaltijd serveren
3 personen
Rondes registreren in de ochtend
3 personen
Waterpost blijven bemannen
2 personen
Finishgebied voorbereiden
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
Loop officieel beëindigen
4 personen
Rondentotalen controleren
3 personen
Deelnemers bedanken
2 personen

Nazorg

Parcoursmaterialen verwijderen
5 personen
Tenten afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Biertafelsetsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
LED-lichtslingersaantal 4
Hoofdlampenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 80
Startnummerbandenaantal 80
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 30
Kilometermarkeringenaantal 10
Klembordenaantal 6
Rondetelfichesaantal 500
Veiligheidshesjesaantal 20
Parcourskaartenaantal 30
Start- en finishboog
Reservevetersaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 6
Toiletpapierrollenaantal 24
Keukenpapierrollenaantal 12

Eerste hulp

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 4
Koude kompressenaantal 12
Sporttapeaantal 8
Blisterpleistersaantal 4
Reddingsdekensaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en controleer de route minstens één keer opnieuw voordat je routepijlen, afzetlint, verkeerskegels en kilometermarkeringen plaatst. Controleer bij de routecontrole ook donkere of onoverzichtelijke stukken voor de nacht.
Plan vrijwilligers in meerdere ploegen, niet in één lange dienst van 24 uur. Zorg dat iedere ploeg weet wie de overdracht doet en gebruik portofoons, klemborden en een actuele parcourskaart voor duidelijke communicatie.
Regel nachtverlichting vóór de opbouwdag: LED-bouwlampen bij start en finish, lichtslingers bij de centrale plek en hoofdlampen voor mensen langs het parcours. Test verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks voordat deelnemers arriveren.
Maak de inschrijvingen praktisch klaar met startnummers, startnummerbanden en rondetelfiches. Sorteer alles vooraf op deelnemer of team, zodat uitgifte en rondetelling niet ophouden bij de start.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en pas de opbouw daarop aan. Partytenten, koelboxen, herbruikbare bekers en reserveveters worden vaak te laat geregeld, terwijl ze juist tijdens een lange nacht nodig blijken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 24-uursloop?: Plan minimaal 3 tot 4 ploegen als de loop dag en nacht doorgaat. Per ploeg heb je mensen nodig voor start en finish, rondetelling, parcourscontrole, verzorging en coördinatie; het precieze aantal hangt af van de parcourslengte en het aantal deelnemers.
Wanneer moet ik een 24-uursloop organiseren en vergunningen aanvragen?: Reserveer de locatie en leg het parcours bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Vraag vergunningen en controleer de verzekering zodra route, datum en verwachte deelnemersaantal bekend zijn, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Hoe bereid je een 24-uursloop voor in de nacht?: Test de volledige verlichting en communicatie uiterlijk op de dag vóór de start. Plaats LED-bouwlampen bij de centrale posten, geef parcoursmedewerkers hoofdlampen en houd reservebatterijen of powerbanks beschikbaar voor alle nachtelijke diensten.
Wat moet je de dag voor een 24-uursloop klaarzetten?: Sorteer startnummers en inschrijvingen, maak routebordjes en parcourskaarten gereed en breng het materiaal naar de locatie. Plan de daadwerkelijke opbouw enkele uren vóór de start, zodat parcours, start- en finishboog, tenten, tafels en verlichting nog gecontroleerd kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.