Eine Wanderung für Wasser Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Wanderung für Wasser entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst früh eine genehmigte Route, einen reservierten Start- und Zielort und klare Zuständigkeiten für Erste Hilfe, Verkehr und Pausen. Plane die Versorgung entlang der Strecke anhand der Teilnehmerzahl und prüfe die Route mehrfach zu Fuß. Die letzten Informationen an Teilnehmende und Helfer sollten spätestens wenige Tage vor dem Start verschickt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
4
Versicherung prüfen
5
Route mehrmals ablaufen
3 Personen
6
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
7
Verkehrsengpässe erfassen
2 Personen
8
Routenkarte gestalten
9
Anmeldeformular erstellen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
15
Verkehrshelfer organisieren
16
Besetzung des Ruhepunkts einteilen
2 Personen
17
Startnummern entwerfen
18
Wegweiser drucken lassen
19
Getränke- und Lebensmittelbedarf berechnen
2 Personen
20
Catering einkaufen
2 Personen
21
Materialien prüfen
2 Personen
22
Materialien auffüllen
23
Teilnehmerinformationen versenden
24
Wettervorhersage prüfen
25
Routenänderungen kommunizieren
26
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
27
Einkäufe sortieren
3 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Wegweiser aufstellen
2 Personen
30
Volunteer-Briefing vorbereiten

Event

31
Startort aufbauen
6 Personen
32
Route ausschildern
5 Personen
33
Ruhebereiche aufbauen
6 Personen
34
Erste-Hilfe-Stationen einrichten
2 Personen
35
Verkehrshelfer einweisen
2 Personen
36
Freiwillige einweisen
2 Personen
37
Startnummern bereitlegen
2 Personen
38
An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
39
Teilnehmer registrieren
3 Personen
40
Startinformationen geben
2 Personen
41
Wanderer aufbrechen lassen
4 Personen
42
Routeposten besetzen
5 Personen
43
Wasser nachfüllen
4 Personen
44
Obst und Snacks ausgeben
4 Personen
45
Getränke kühl halten
2 Personen
46
Erste Hilfe leisten
2 Personen
47
Verkehrsübergänge begleiten
4 Personen
48
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
49
Zielerfassung führen
2 Personen
50
Zielgetränke servieren
3 Personen
51
Suppe und Brot servieren
4 Personen
52
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
53
Abfall während der Veranstaltung leeren
2 Personen
54
Route prüfen
2 Personen
55
Letzte Wanderer in Empfang nehmen
2 Personen

Nachbereitung

56
Routenschilder entfernen
4 Personen
57
Zielort abbauen
6 Personen
58
Geschirr sammeln
3 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Location reinigen
4 Personen
61
Abfall entsorgen
2 Personen
62
Materialien inventarisieren
2 Personen
63
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
64
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
65
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
SuppenschalenAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 8
PowerbanksAnz. 6

Sportmaterial

TrinkrucksäckeAnz. 6
RoutenpläneAnz. 150
StartnummernAnz. 150
SicherheitswestenAnz. 20
GehstöckeAnz. 6
StreckenbandAnz. 12
WegweiserAnz. 45
KegelAnz. 30
KlemmenAnz. 60
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
ArmbänderAnz. 150
MedaillenbänderAnz. 150
Finisher-MedaillenAnz. 150
StempelkartenAnz. 150
PunktezangenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 10
WegweiserAnz. 30

Küche

SuppenkesselAnz. 3
WasserkannenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 6
MessbecherAnz. 4

Reinigung

SpülwannenAnz. 6
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
IsolierdeckenAnz. 10
EinweghandschuheAnz. 100
KühlkompressenAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Entfernung, Start und Ziel fest und laufe die Strecke mehrmals ab. Markiere dabei Engpässe, unübersichtliche Stellen und geeignete Ruhepunkte, statt dich nur auf eine Karte zu verlassen.
Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst. Für Änderungen an der Route brauchst du außerdem eine feste Kommunikationsmöglichkeit und aktuelle Mobiltelefone bei der Einsatzleitung.
Teile Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern nach Standorten ein: Erste Hilfe, Verkehrssicherung und Ruhepunkte müssen gleichzeitig besetzt sein. Gib den Verantwortlichen am Einsatztag Routenpläne, Klemmbretter und eine erreichbare Kontaktperson.
Berechne Getränke und Lebensmittel getrennt für Start, Ruhepunkte und Ziel. Plane wiederverwendbare Becher, Kühlboxen sowie Thermo- und Kaffeekannen ein und prüfe zusätzlich Strombedarf, Verlängerungskabel und gefüllte Powerbanks.
Drucke Startnummern, Wegweiser und Routenpläne erst nach der letzten Routenprüfung. Kontrolliere die Beschilderung am Vortag und verschicke Wetterhinweise oder Routenänderungen spätestens 24 Stunden vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Wanderung für Wasser anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie Genehmigungen. Die verbindlichen Teilnehmerzahlen solltest du spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin für Verpflegung und Helfereinteilung festhalten.
Wie viele Helfer braucht eine Wanderung für Wasser?: Das hängt von Strecke, Teilnehmerzahl und Verkehrsstellen ab. Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Ruhepunkt, eine besetzte Erste-Hilfe-Funktion und zusätzliche Verkehrshelfer für jeden Engpass ein.
Wie viel Verpflegung brauche ich für eine Wanderung?: Kalkuliere Getränke und Lebensmittel nach Teilnehmerzahl, Streckenlänge und Aufenthaltsdauer an den Ruhepunkten. Für die erste Planungsrunde solltest du die erwartete Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve ansetzen und Ernährungswünsche separat erfassen.
Wann muss ich die Teilnehmer über Änderungen informieren?: Wetterbedingte oder organisatorische Änderungen sollten spätestens 24 Stunden vor dem Start verschickt werden. Bei einer kurzfristigen Routenänderung brauchst du zusätzlich gut sichtbare Wegweiser und eine direkte Information am Start.

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