Zo organiseer je een wandeltocht voor studenten

Begin niet met broodjes of versiering, maar met de route, toestemming en een haalbare start- en finishlocatie. Daarna leg je reserveringen vast, verstuur je uitnodigingen en verwerk je aanmeldingen inclusief dieetwensen. In de laatste week draait alles om duidelijke deelnemersinformatie, materiaalcontrole en een actuele weersverwachting. Op de dag zelf moeten routebordjes, inschrijftafel, EHBO en catering op tijd klaarstaan, zodat deelnemers zonder zoeken kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route uitstippelen
2 personen
2
Route en toestemming regelen
2 personen
3
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Weersverwachting controleren
10
Route opnieuw controleren
2 personen
11
Definitieve deelnemerslijst maken
12
Polsbandjes en routekaarten sorteren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Materialen verzamelen
3 personen
15
Routeborden voorbereiden
2 personen
16
EHBO-set controleren
17
Dranken koelen
2 personen
18
Broodjes en snacks voorbereiden
4 personen
19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Partytenten opzetten
4 personen
22
Routebordjes plaatsen
4 personen
23
Verlichting aansluiten
2 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Cateringstafel inrichten
3 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Deelnemers registreren
4 personen
28
Startuitleg geven
2 personen
29
Wandelaars laten vertrekken
3 personen
30
Routepost bemannen
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Waterpost bevoorraden
2 personen
33
Binnenkomende wandelaars afvinken
2 personen
34
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
35
Soep en warme dranken serveren
3 personen
36
Eindcontrole route uitvoeren
2 personen
37
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

38
Routeborden verwijderen
4 personen
39
Eten en drinken opruimen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Materialen controleren en inpakken
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Restanten gekoeld opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Megafoon
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Telefoonladersaantal 4

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10

Organisatie

Routekaartenaantal 100
Deelnemerslijstenaantal 6
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 100
Routepijlenaantal 40
Routebordjesaantal 20
Afzetlintaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Decoratie

Welkomstbanner
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens twee keer: eerst bij het uitstippelen en opnieuw kort voor de tocht. Neem bij die laatste controle ook routepijlen, routebordjes en eventuele afzettingen mee; één ontbrekend bord kan een groep verkeerd sturen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld starttijd, verzamelplek, route-informatie, wat ze zelf moeten meenemen en hoe je wijzigingen doorgeeft bij slecht weer.
Maak de definitieve deelnemerslijst zodra de aanmeldtermijn sluit en sorteer polsbandjes en routekaarten per groep of startmoment. Leg daarnaast extra pennen en een klembord bij de inschrijftafel; die raken op locatie sneller zoek dan verwacht.
Plan het opbouwen ruim vóór de eerste deelnemers arriveren. Partytenten, tafels, verlichting en catering vragen afzonderlijk tijd, terwijl dranken moeten koelen en koffie en thee pas vlak voor ontvangst goed op temperatuur blijven.
Wijs vooraf mensen aan voor routebegeleiding en communicatie. Gebruik portofoons op plekken waar mobiel bereik onzeker is en zorg dat EHBO-koffers, reddingsdekens en reflecterende hesjes direct bereikbaar zijn, niet onderin een opbergkrat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandeltocht voor studenten organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de route, toestemming en start- en finishlocatie. Gebruik de laatste week voor deelnemersinformatie, materiaalcontrole en het definitief maken van de deelnemerslijst.
Hoeveel routebordjes heb je nodig voor een studentenwandeltocht?: Dat hangt af van het aantal afslagen, kruisingen en onduidelijke punten; plaats minimaal één bordje bij elke keuze waar deelnemers kunnen twijfelen. Loop de route vooraf zelf na en neem extra routepijlen en kabelbinders mee voor correcties op de dag zelf.
Wanneer controleer je het weer voor een wandeltocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de tocht. Pas dan je kledingadvies, beschutting, drinkvoorziening en eventuele communicatie over wijzigingen aan.
Wat moet je klaarzetten bij de start van een wandeltocht?: Zet de inschrijftafel, deelnemerslijsten, pennen, polsbandjes en routekaarten klaar voordat deelnemers arriveren. Zorg daarnaast voor een duidelijk welkomstpunt, bereikbare EHBO, gekoelde dranken en een aanspreekpunt met megafoon of portofoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.