Organiser une randonnée étudiante, étape par étape

Commencez par sécuriser l’itinéraire, les autorisations et les lieux de départ et d’arrivée avant d’inviter qui que ce soit. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques envoyées aux participants. La veille, vérifiez la météo et le parcours, puis préparez les bracelets, les cartes, le balisage, les repas et les moyens de communication. Le jour J, l’accueil, l’orientation et la sécurité doivent être installés avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Tracer l’itinéraire
2 personnes
2
Organiser le trajet et les autorisations
2 personnes
3
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations aux participants
9
Vérifier les prévisions météo
10
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
11
Établir la liste définitive des participants
12
Trier les bracelets et les cartes d’itinéraire
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Rassembler le matériel
3 personnes
15
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
16
Vérifier la trousse de premiers secours
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les sandwichs et les snacks
4 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les tentes de fête
4 personnes
22
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
23
Brancher l’éclairage
2 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Aménager la table de catering
3 personnes
26
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

27
Enregistrer les participants
4 personnes
28
Donner les consignes de départ
2 personnes
29
Faire partir les marcheurs
3 personnes
30
Tenir le poste de route
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Approvisionner le point d’eau
2 personnes
33
Cocher les marcheurs arrivant
2 personnes
34
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
35
Servir la soupe et les boissons chaudes
3 personnes
36
Effectuer le contrôle final de l’itinéraire
2 personnes
37
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

38
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
39
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Rassembler les déchets
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Nettoyer le lieu
4 personnes
45
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
47
Stocker les restes au frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 6
Batteries externesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 4

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10

Organisation

Cartes d'itinéraireqté 100
Listes de participantsqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 20
Braceletsqté 100
Flèches de directionqté 40
Panneaux d’orientationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Serre-câblesqté 100

Décoration

Bannière de bienvenue
Nappesqté 8

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallongesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une dernière vérification du parcours la veille, car un accès fermé ou une météo défavorable peut modifier le départ.
Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant la randonnée. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les bracelets et les cartes d’itinéraire.
Préparez le balisage en deux temps : assemblez les flèches, panneaux et rubans la veille, puis installez-les le matin du départ. Contrôlez chaque changement de direction avec une personne qui suit réellement le parcours.
Ne gardez pas les boissons, sandwichs et snacks pour la dernière heure. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et répartissez le catering, le café et le thé sur des plateaux faciles à transporter.
Organisez un point d’accueil visible avec les listes de participants, des stylos, des presse-papiers et les bracelets. Testez les talkies-walkies, le mégaphone, les batteries externes et l’éclairage avant l’ouverture, et placez la trousse de premiers secours avec l’équipe encadrante.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une randonnée étudiante ?: Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue pour tracer l’itinéraire, obtenir les autorisations et réserver les espaces nécessaires. Fixez les inscriptions définitives environ 5 jours avant le départ.
Quand vérifier la météo pour une randonnée étudiante ?: Consultez les prévisions une première fois 3 jours avant, puis faites une dernière vérification la veille. À ce moment-là, revérifiez aussi l’itinéraire et prévenez les participants de toute modification.
Combien de boissons prévoir pour une randonnée étudiante ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 boissons par personne pour la première partie de la journée, en tenant compte de la température et de la durée du parcours. Refroidissez-les plusieurs heures avant et gardez une partie dans des glacières pour le trajet.
Quand préparer les panneaux et les cartes d’itinéraire ?: Triez les cartes et les bracelets la veille, puis préparez les panneaux, flèches et rubans de balisage dans le même temps. Installez le balisage le jour J suffisamment tôt pour contrôler le parcours avant l’arrivée des étudiants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.