Zo organiseer je een wandeltocht

Begin niet met boodschappen doen, maar met de route en de locaties. Controleer eerst of het traject toegankelijk is, of je toestemming nodig hebt en waar deelnemers starten en eindigen. Daarna regel je de aanmeldingen, noodcontacten en praktische informatie. Pas wanneer het aantal deelnemers bekend is, stem je eten, drinken, routepakketten en materialen daarop af. De laatste controle draait om het weer, de route en een duidelijke opbouw van de aankomstlocatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute bepalen
2 personen
2
Route toegankelijk controleren
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Benodigde toestemming controleren
6
Aanmeldformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers bevestigen
11
Noodcontacten vastleggen
12
Route vooraf nalopen
2 personen
13
Rustpunten vastleggen
2 personen
14
Routebeschrijving maken
15
Routekaarten printen
16
Deelnemerslijst printen
17
Weersverwachting controleren
18
Route bijstellen indien nodig
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Dranken koelen
22
Routepakketten samenstellen
2 personen
23
Telefoons opladen
24
Eten voorbereiden
2 personen

Event

25
Aankomstlocatie opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
27
Partytent opzetten
4 personen
28
Routepijlen ophangen
2 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
EHBO-tas klaarzetten
31
Deelnemers registreren
2 personen
32
Routekaarten uitdelen
2 personen
33
Veiligheidsbriefing geven
34
Wandelgroep begeleiden
2 personen
35
Achterhoede begeleiden
36
Rustpunt bevoorraden
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Finishdeelnemers opvangen
2 personen
39
Eten en drinken serveren
3 personen
40
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

41
Routepijlen verwijderen
2 personen
42
Materialen afbouwen
4 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Materialen controleren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 16
Partytent
Tafelkledenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Powerbanksaantal 3
Smartphonesaantal 3

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 8
Wandelstokkenaantal 6
Fluitjesaantal 4
Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 12
Regencapesaantal 35
Picknickdekensaantal 4
EHBO-tassenaantal 2
Thermische dekensaantal 4
Waterdichte routehoezenaantal 35

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Tangenaantal 3
Koelserviesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Isolerende handschoenenaantal 2

Kantoor

Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Permanentmarkersaantal 6
Naamstickersaantal 40
Printpapieraantal 100
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route als eerste en loop hem vooraf volledig na. Noteer per trajectdeel de afstand, mogelijke knelpunten en minstens één rustpunt; zo kun je de route nog aanpassen voordat je routekaarten print.
Regel start- en eindlocatie vroeg en controleer toestemming zodra de route vaststaat. Reserveer beide plekken uiterlijk enkele weken vooraf, zodat je niet vlak voor de wandeltocht nog een alternatief moet zoeken.
Open de aanmelding met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor vertrek. Verzamel naast naam en telefoonnummer ook dieetwensen en een noodcontact, en bevestig iedere deelnemer na verwerking.
Maak per deelnemer een routepakket met routebeschrijving, kaart en praktische vertrektijd. Print de deelnemerslijst en kaarten uiterlijk de dag ervoor; vertrouw op locatie niet alleen op smartphones of mobiel bereik.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en pas de route aan als dat nodig is. Laad telefoons en powerbanks op, koel dranken op tijd en zet bij aankomst tafels, bekers, eten en verlichting klaar voordat de eerste wandelaars binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de route, locaties en benodigde toestemming. Open daarna de aanmelding en sluit die ongeveer 7 dagen voor vertrek, zodat je eten en routepakketten op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel drinken neem je mee voor een wandeltocht?: Reken als praktische basis op ongeveer 0,5 tot 1 liter water per deelnemer voor een tocht van enkele uren, plus extra bij warm weer. Plan daarnaast rustpunten waar je water en andere dranken kunt aanbieden.
Wanneer controleer je de wandelroute voor het laatst?: Loop de route eerst vooraf na tijdens de voorbereiding en controleer haar opnieuw 24 tot 48 uur voor vertrek. Kijk dan specifiek naar toegankelijkheid, wegwerkzaamheden, weersinvloed en de doorgang bij rustpunten.
Wat moet je op de dag van de wandeltocht klaarzetten?: Leg vóór de start de routepakketten, deelnemerslijst, routepijlen, routeborden en eventuele verkeerskegels klaar. Bouw de aankomstlocatie op met tafels, stoelen, gekoelde dranken, bekers, eten en verlichting voordat de eerste deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.