Organiser une randonnée, étape par étape

Une randonnée bien organisée commence par un parcours réaliste, pas par le ravitaillement. Définissez l’itinéraire, vérifiez son accessibilité et sécurisez les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les contacts d’urgence, les pauses, la signalisation et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, suivre la météo et préparer le matériel pour que le départ se fasse sans improvisation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
2
Vérifier l’accessibilité du parcours
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ
4
Réserver le lieu d’arrivée
5
Vérifier les autorisations requises
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les participants
11
Enregistrer les contacts d’urgence
12
Parcourir l'itinéraire à l'avance
2 personnes
13
Définir les espaces de repos
2 personnes
14
Rédiger l’itinéraire
15
Imprimer les cartes d'itinéraire
16
Imprimer la liste des participants
17
Vérifier les prévisions météo
18
Adapter l’itinéraire si nécessaire
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel
2 personnes
21
Refroidir les boissons
22
Préparer les dossiers de parcours
2 personnes
23
Charger les téléphones
24
Préparer la nourriture
2 personnes

Événement

25
Installer la zone d’arrivée
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
3 personnes
27
Monter la tente de réception
4 personnes
28
Suspendre les flèches d’orientation
2 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Préparer la trousse de premiers secours
31
Enregistrer les participants
2 personnes
32
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
33
Donner le briefing de sécurité
34
Accompagner le groupe de marche
2 personnes
35
Encadrer la fin de course
36
Approvisionner le point de repos
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Accueillir les participants à l’arrivée
2 personnes
39
Servir à manger et à boire
3 personnes
40
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

41
Retirer les flèches d’itinéraire
2 personnes
42
Démonter le matériel
4 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Vérifier le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Gérer les objets trouvés
49
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 16
Tente de réception
Nappesqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Batteries externesqté 3
Smartphonesqté 3

Éclairage

Lanternes LEDqté 6

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 8
Bâtons de marcheqté 6
Siffletsqté 4
Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 8
Cônes de signalisationqté 12
Capes de pluieqté 35
Couvertures de pique-niqueqté 4
Sacs de premiers secoursqté 2
Couvertures thermiquesqté 4
Chemises de parcours imperméablesqté 35

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Tasses à caféqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Pincesqté 3
Vaisselle isothermeqté 2
Verres doseursqté 2
Gants isolantsqté 2

Bureau

Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Marqueurs permanentsqté 6
Étiquettes nominativesqté 40
Papier d’impressionqté 100
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Balai et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par valider l’itinéraire et parcourez-le à l’avance. Notez les passages difficiles, les points de repos et le temps nécessaire, puis prévoyez une variante si la météo rend une section impraticable.
Réservez les lieux de départ et d’arrivée avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi les autorisations requises : une arrivée bien préparée avec tables, chaises et abri ne compense pas un accès non confirmé.
À l’inscription, demandez les besoins alimentaires et un contact d’urgence pour chaque participant. Fermez les inscriptions assez tôt pour imprimer la liste, préparer les dossiers de parcours et ajuster les quantités de nourriture et de boissons.
Préparez la signalisation et la sécurité séparément du matériel de marche. Les flèches, panneaux, cônes, gilets réfléchissants et sifflets doivent être regroupés par point d’installation, afin de ne rien chercher au dernier moment.
La veille, vérifiez les prévisions, rechargez les smartphones et batteries externes, refroidissez les boissons et préparez la zone d’arrivée. Gardez les capes de pluie et les lanternes LED accessibles : ce sont souvent les premiers équipements oubliés quand les conditions changent.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une randonnée ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour une randonnée avec inscriptions, lieux réservés et autorisations éventuelles. Parcourez l’itinéraire et vérifiez son accessibilité avant d’ouvrir le formulaire, idéalement 3 semaines avant le départ.
Quand faut-il confirmer les participants à une randonnée ?: Confirmez les participants 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet d’imprimer la liste, d’enregistrer les contacts d’urgence et d’adapter la nourriture, les boissons et les dossiers de parcours.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une randonnée ?: Prévoyez au minimum 1,5 litre d’eau par personne pour une randonnée de plusieurs heures, puis ajoutez une marge selon la chaleur et la difficulté. Gardez aussi des boissons prêtes à l’arrivée et refroidissez-les la veille.
Que faire si la météo devient mauvaise le jour de la randonnée ?: Fixez une heure limite de décision, par exemple 24 heures avant le départ, et préparez une version plus courte de l’itinéraire. Si les conditions restent dangereuses, reportez ou annulez plutôt que de modifier le parcours au dernier moment.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.