Zo organiseer je een wandeltocht

Begin een wandeltocht niet met de uitnodiging, maar met een haalbare route en een duidelijke dagindeling. Leg daarna de start- en eindlocatie vast, controleer vergunningen en wandel het volledige traject vooraf. Onderweg bepaal je waar controleposten en rustpunten nodig zijn en welke verkeerspunten extra aandacht vragen. Pas wanneer veiligheid, vrijwilligers en deelnemersregistratie staan, regel je routekaarten, bewegwijzering, catering en de laatste materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevoorstel maken
2 personen
2
Routevergunning aanvragen
3
Startlocatie reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Controleposten vastleggen
2 personen
6
Veiligheidsplan uitschrijven
2 personen
7
Verkeerspunten inventariseren
2 personen
8
Route digitaal uitwerken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Startgroepen indelen
2 personen
15
Contactlijst deelnemers maken
16
Route voorwandelen
3 personen
17
Rustpunten controleren
2 personen
18
Alternatieve route vastleggen
2 personen
19
Medische contactgegevens verzamelen
20
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
21
Routekaarten laten drukken
22
Deelnemersinformatie versturen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Materialen inventariseren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Routeborden voorbereiden
2 personen
27
EHBO-materialen controleren
28
Weersverwachting controleren
29
Deelnemerslijst printen
30
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

31
Startterrein afzetten
4 personen
32
Controleposten inrichten
6 personen
33
Routeborden plaatsen
4 personen
34
Verlichting langs route plaatsen
3 personen
35
Eindpunt opbouwen
5 personen
36
Inschrijftafel opstellen
2 personen
37
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Uitgiftepunt voorbereiden
3 personen
40
EHBO-punt inrichten
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
42
Deelnemers aanmelden
4 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Startinstructies geven
2 personen
45
Wandelgroepen laten starten
4 personen
46
Routepost bemannen
6 personen
47
Deelnemers tellen
2 personen
48
Routepijlen controleren
2 personen
49
Water uitdelen
3 personen
50
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
EHBO verlenen
2 personen
53
Achterblijvers begeleiden
2 personen
54
Aankomende deelnemers registreren
3 personen
55
Finisheraandenkens uitdelen
2 personen
56
Warme drank serveren
3 personen
57
Rustruimte aanvullen
2 personen
58
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
59
Routeborden verwijderen
4 personen
60
Verlichting uitschakelen
2 personen
61
Deelnemers veilig uitchecken
2 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
4 personen
63
Eindlocatie schoonmaken
4 personen
64
Startlocatie schoonmaken
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Koelboxen legen
2 personen
67
Materialen sorteren
3 personen
68
Route op beschadigingen controleren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
71
Overgebleven eten opslaan
2 personen
72
Materialen terugbrengen
3 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Deelnemersbedankje versturen
75
Vergunningafsluiting melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4
Luidspreker

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 25
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Reflectiehesjesaantal 20
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Parcourskaartenaantal 150
Finisheraandenkensaantal 150

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 4
Zaklampenaantal 12
Fluitjesaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslangenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Routepostbordenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst op papier en wandel haar daarna volledig voor. Controleer onderweg rustpunten, kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen of routeborden nodig zijn.
Vraag de routevergunning vroeg aan en leg tegelijk de start- en eindlocatie vast. Houd een alternatieve route achter de hand voor afgesloten wegen, slecht weer of onveilige passages.
Verzamel bij de inschrijving meteen dieetwensen en medische contactgegevens. Maak op basis van het aantal aanmeldingen startgroepen, een contactlijst en een vrijwilligersrooster.
Regel portofoons, mobiele telefoons en powerbanks voor de organisatie en test ze vóór de start. Spreek af wie bij een controlepost, verkeerspunt en rustpunt bereikbaar is.
Controleer de materialen minimaal één week vooraf aan de hand van de boodschappenlijst. Denk niet alleen aan routekaarten en startnummers, maar ook aan water, herbruikbare bekers, afvalbakken, koelboxen en verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locaties, werk de route uit en start de vergunningaanvraag; plan het voorwandelen uiterlijk 3 weken voor de tocht.
Hoe bepaal je hoeveel vrijwilligers nodig zijn voor een wandeltocht?: Tel per controlepost en rustpunt minimaal 2 vrijwilligers en wijs daarnaast mensen aan voor start, finish, verkeerspunten en bereikbaarheid. Maak het rooster uiterlijk 3 weken vooraf, zodat je uitval nog kunt opvangen.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een wandeltocht?: Stuur de route, starttijd, startgroep, bereikbaarheid en benodigdheden 7 tot 10 dagen vooraf. Verstuur bij wijzigingen of slecht weer uiterlijk de avond ervoor een korte update.
Hoe bereid je de veiligheid van een wandeltocht voor?: Schrijf het veiligheidsplan minimaal 3 weken vooraf uit en controleer de route daarna nog één keer. Noteer verkeerspunten, medische contactgegevens, de alternatieve route en wie tijdens de tocht de beslissing neemt bij problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.