Organiser une randonnée, étape par étape

Une randonnée réussie commence bien avant le jour du départ. Il faut d’abord valider un itinéraire réaliste, obtenir les autorisations et sécuriser les points sensibles, puis organiser les inscriptions, les groupes et les bénévoles. La reconnaissance à pied permet de repérer les repos, les croisements difficiles et les changements de parcours nécessaires. Enfin, les cartes, le balisage, les moyens de communication et l’accueil doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Élaborer une proposition d’itinéraire
2 personnes
2
Demander l’autorisation de parcours
3
Réserver le lieu de départ
4
Réserver le lieu d’arrivée
5
Définir les postes de contrôle
2 personnes
6
Rédiger le plan de sécurité
2 personnes
7
Recenser les points de circulation
2 personnes
8
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les groupes de départ
2 personnes
15
Établir la liste de contact des participants
16
Reconnaître l’itinéraire à pied
3 personnes
17
Vérifier les points de repos
2 personnes
18
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
19
Collecter les coordonnées médicales
20
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
21
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
22
Envoyer les informations aux participants
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Inventorier le matériel
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
27
Vérifier le matériel de premiers secours
28
Vérifier les prévisions météo
29
Imprimer la liste des participants
30
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

31
Balisage de la zone de départ
4 personnes
32
Installer les postes de contrôle
6 personnes
33
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
34
Installer l'éclairage le long du parcours
3 personnes
35
Installer l’arrivée
5 personnes
36
Installer la table d'inscription
2 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le point de distribution
3 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes
42
Inscrire les participants
4 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Donner les consignes de départ
2 personnes
45
Faire partir les groupes de marche
4 personnes
46
Tenir le poste de route
6 personnes
47
Compter les participants
2 personnes
48
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
49
Distribuer de l'eau
3 personnes
50
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
53
Encadrer les retardataires
2 personnes
54
Enregistrer les participants à venir
3 personnes
55
Distribuer les souvenirs de finisher
2 personnes
56
Servir des boissons chaudes
3 personnes
57
Réapprovisionner l’espace de repos
2 personnes
58
Accueillir les derniers participants
3 personnes
59
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
60
Éteindre l’éclairage
2 personnes
61
Faire le départ des participants en toute sécurité
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le lieu final
4 personnes
64
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Vider les glacières
2 personnes
67
Trier les matériaux
3 personnes
68
Vérifier si l'itinéraire présente des dégâts
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Rendre les objets trouvés
71
Stocker les restes
2 personnes
72
Rapporter le matériel
3 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement aux participants
75
Signaler la fin du permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 8
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Téléphones portablesqté 4
Haut-parleur

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 25
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Gilets réfléchissantsqté 20
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 8
Cartes du parcoursqté 150
Souvenirs de finisherqté 150

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 4
Lampes de pocheqté 12
Siffletsqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de balisage du parcoursqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par une proposition d’itinéraire détaillée, puis fais-la à pied avant de confirmer le parcours. Note les points de repos, les passages exposés et prévois un itinéraire alternatif avant d’ouvrir les inscriptions.
Demande les autorisations du parcours et réserve séparément le lieu de départ et celui d’arrivée. Vérifie ces éléments plusieurs semaines à l’avance : un accord manquant peut bloquer toute la randonnée.
Prépare la sécurité avec les points de contrôle, les zones de circulation et les coordonnées médicales des participants. Les talkies-walkies, téléphones portables et batteries externes doivent être répartis entre les responsables, pas rangés au même endroit.
Ferme les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et établir la liste de contacts. Demande aussi les besoins alimentaires avant les achats, afin d’adapter les repas et les quantités.
Fais l’inventaire du matériel avant les courses : flèches, panneaux, cônes, ruban de balisage, cartes, gilets réfléchissants et numéros de départ sont faciles à oublier. Prévois aussi les tentes, tables, glacières et poubelles pour l’accueil et l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour une randonnée avec autorisations, départ et arrivée distincts. Ce délai laisse le temps de valider le parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il reconnaître le parcours d’une randonnée ?: Fais une reconnaissance à pied au moins 2 à 3 semaines avant l’événement, puis vérifie les points sensibles quelques jours avant. Les travaux, fermetures ou conditions météo peuvent imposer un itinéraire alternatif.
Comment répartir les bénévoles pour une randonnée ?: Établis le planning des bénévoles environ 2 semaines avant le départ. Prévois des responsables pour les contrôles, le balisage, les points de repos, l’accueil et l’arrivée, avec une liste de contacts accessible à tous.
Quel matériel prévoir pour organiser une randonnée ?: Prépare le matériel au moins 3 jours avant : cartes du parcours, flèches, panneaux, cônes, ruban de balisage, gilets réfléchissants et moyens de communication. Ajoute le matériel d’accueil et de ravitaillement, comme les tables, glacières, gobelets et thermos.

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