Zo organiseer je een wandelconcert

Een wandelconcert valt of staat met een route die prettig loopt én muzikaal logisch is. Leg eerst de stops, optreedtijden en vergunningen vast; regel daarna de verenigingen, reserveringen en deelnemerscommunicatie. Denk niet alleen aan het optreden, maar ook aan ontvangst, drankpunten, toiletten, routeborden en verlichting. Plan op de dag zelf een aparte controle voor muziek- en veiligheidsmateriaal, want juist kabels, accu’s, routeaanduiding en weersbescherming worden vaak te laat nagekeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en stops vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Muziekverenigingen bevestigen
4
Optreedtijden indelen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Routebeschrijving publiceren
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Weersverwachting controleren
12
Muziekmateriaal controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Routeborden sorteren
2 personen
16
Muziekstandaards klaarzetten
2 personen
17
Geluidsapparatuur testen
2 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Ontvangstpunt inrichten
2 personen
20
Drankpunten inrichten
4 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Routeborden plaatsen
4 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
25
Toiletten controleren

Event

26
Muzikanten ontvangen
3 personen
27
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
28
Optredens soundchecken
3 personen
29
Bezoekers registreren
3 personen
30
Programma uitdelen
2 personen
31
Openingsmoment begeleiden
2 personen
32
Wandelgroep begeleiden
6 personen
33
Optredens aankondigen
2 personen
34
Muziekoptredens verzorgen
20 personen
35
Dranken serveren
4 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
3 personen
38
Afvalbakken legen
2 personen
39
Route en doorgang controleren
2 personen
40
Toiletten tussentijds schoonmaken
41
Slotoptreden begeleiden
3 personen
42
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

43
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
44
Instrumenten teruggeven
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Routeborden verwijderen
3 personen
47
Afval verzamelen
4 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Materialen droog opslaan
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Partytentenaantal 3
Klapbankenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Muziekstandaardsaantal 20
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 8
Koelboxenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 20
Pijlenstickersaantal 40
Programmastandaardsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 30

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampvestenaantal 6
Afzetlintaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de route en stops. Plan per stop genoeg wisseltijd voor verplaatsing, opbouw en het neerzetten van muziekstandaards; houd bij een route met meerdere locaties minimaal 15 minuten buffer tussen optredens.
Vraag vergunningen en bevestig muziekverenigingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet per vereniging de aankomsttijd, optreedduur, benodigde geluidsapparatuur en contactpersoon op één overzicht.
Richt het ontvangstpunt en de drankpunten zo in dat deelnemers niet terug hoeven te lopen. Koel dranken vooraf, reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf.
Test geluidsapparatuur, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en accu’s vóór de deelnemers arriveren. Neem per geluidslocatie een korte reserveoplossing mee, zoals een draagbare speaker of extra opgeladen accu.
Plaats routeborden, pijlenstickers en verlichting pas na een laatste routecontrole. Loop de volledige route met een zaklamp na; controleer daarbij ook toiletten, EHBO-materiaal, tafels, stoelen en eventuele partytenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandelconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor route, stops en vergunningen, bevestig daarna de muziekverenigingen en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het concert.
Hoeveel tijd moet je tussen optredens op een wandelconcert plannen?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee optredens op verschillende stops. Bij een langere loopafstand, een grotere groep of gedeelde geluidsapparatuur is 20 tot 30 minuten realistischer.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een wandelconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een programma van 3 uur komt dat neer op ongeveer 6 tot 9 drankjes per persoon, afhankelijk van temperatuur, loopafstand en de beschikbaarheid van water.
Wanneer controleer je het weer voor een wandelconcert?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Gebruik die laatste controle om partytenten, verlichting, routeborden, geluidsapparatuur en het programma aan te passen voordat deelnemers aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.