Ein Spazierkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Spazierkonzert bewegt sich das Publikum zwischen mehreren musikalischen Stopps. Deshalb planst du nicht nur Auftritte, sondern auch Wegführung, Aufenthaltsdauer, Technik und Versorgung entlang der Route. Beginne mit Strecke und Stationen, kläre danach Genehmigungen und Musikvereine und teile erst dann die Auftrittszeiten ein. In den letzten Tagen entscheidet eine genaue Wetter-, Technik- und Teilnehmerkontrolle darüber, ob der Ablauf vor Ort ruhig bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Stopps festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Musikvereine bestätigen
4
Auftrittszeiten einteilen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Wegbeschreibung veröffentlichen
10
Teilnehmerliste ausdrucken
11
Wettervorhersage prüfen
12
Musikequipment prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Getränke kühlen
2 Personen
15
Wegweiser sortieren
2 Personen
16
Notenständer bereitstellen
2 Personen
17
Tonanlage testen
2 Personen
18
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
19
Empfangsbereich einrichten
2 Personen
20
Getränkepunkte einrichten
4 Personen
21
Snacks vorbereiten
4 Personen
22
Wegweiser aufstellen
4 Personen
23
Dekoration aufhängen
2 Personen
24
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
25
Toiletten kontrollieren

Event

26
Musiker empfangen
3 Personen
27
Instrumente sicher platzieren
3 Personen
28
Auftritte einchecken
3 Personen
29
Besucher registrieren
3 Personen
30
Programm verteilen
2 Personen
31
Eröffnungsakt begleiten
2 Personen
32
Wandergruppe begleiten
6 Personen
33
Auftritte ankündigen
2 Personen
34
Musikauftritte organisieren
20 Personen
35
Getränke servieren
4 Personen
36
Snacks servieren
3 Personen
37
Getränke nachfüllen
3 Personen
38
Mülleimer leeren
2 Personen
39
Route und Durchgang überprüfen
2 Personen
40
Toiletten zwischendurch reinigen
41
Abschlussauftritt begleiten
3 Personen
42
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

43
Tonanlage ausschalten
2 Personen
44
Instrumente zurückgeben
3 Personen
45
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
46
Wegweiser entfernen
3 Personen
47
Abfall sammeln
4 Personen
48
Geschirr abwaschen
3 Personen
49
Location reinigen
4 Personen
50
Materialien trocken lagern
2 Personen
51
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
52
Restbestand einlagern
2 Personen
53
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
PartyzelteAnz. 3
KlappbänkeAnz. 4

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
NotenständerAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
AkkusAnz. 8
KühlboxenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WegweiserAnz. 20
PfeilaufkleberAnz. 40
ProgrammständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 6
NamensschilderAnz. 30

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierbretterAnz. 8
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 6
AbsperrbandAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Stopps zuerst fest und plane pro Station eine klare Aufenthaltsdauer ein. Rechne zusätzlich mindestens 15 Minuten Puffer zwischen zwei Auftritten ein, damit Verspätungen nicht den ganzen Rundgang verschieben.
Beantrage Genehmigungen frühzeitig und bestätige jeden Musikverein schriftlich. Spätestens zwei Wochen vor dem Termin sollten Auftrittszeiten, Ankunft, Aufbau und eine erreichbare Kontaktperson feststehen.
Veröffentliche die Wegbeschreibung zusammen mit Treffpunkt, Startzeit und Dauer. Drucke die Teilnehmerliste zusätzlich aus, weil Empfang und Akkus unterwegs nicht zuverlässig funktionieren.
Teste die Tonanlage mit allen Funkmikrofonen, Lautsprechern, Kabeln und Akkus mindestens einen Tag vorher. Bei jeder Station sollte klar sein, wer Technik, Notenständer und Wegweiser aufstellt und wieder mitnimmt.
Plane die Versorgung entlang der Route statt nur am Empfang. Getränke müssen vor Beginn gekühlt sein; für das erste Veranstaltungsstunde kannst du zwei bis drei Getränke pro Person kalkulieren und für Snacks, Toiletten, Erste-Hilfe-Material sowie Beleuchtung eine feste Kontrollrunde einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Spazierkonzert organisieren?: Starte idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Route, Stopps und Genehmigungen. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Musikvereine, Reservierungen, Auftrittszeiten und die Teilnehmerkommunikation bestätigt sein.
Wie viel Zeit sollte man zwischen den Stationen einplanen?: Plane die tatsächliche Gehzeit plus mindestens 15 Minuten Puffer pro Wechsel ein. Für Aufbau, Begrüßung und den Wechsel der Gruppen solltest du je nach Station zusätzlich 10 bis 20 Minuten vorsehen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Spazierkonzert?: Für die erste Stunde sind zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert. Stelle die Getränke spätestens 60 Minuten vor Beginn gekühlt an den vorgesehenen Getränkepunkten bereit und plane bei warmem Wetter eine Reserve ein.
Wann sollte man die Technik für ein Spazierkonzert testen?: Prüfe Tonanlage, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel und Akkus am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionskontrolle mindestens 90 Minuten vor dem Start.

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