Organiser un concert itinérant sans perdre le fil

Un concert itinérant se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une succession de représentations. Commence par fixer les arrêts, les horaires de passage et les autorisations nécessaires avant de confirmer les associations musicales. Ensuite, construis un calendrier précis pour les réservations, les inscriptions, la communication et la préparation technique. Le jour venu, la signalétique, l’accueil, les boissons et le son doivent être prêts avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et les arrêts
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Confirmer les associations musicales
4
Répartir les horaires de passage
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Publier l’itinéraire
10
Imprimer la liste des participants
11
Vérifier les prévisions météo
12
Vérifier le matériel musical
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
16
Préparer les pupitres
2 personnes
17
Tester le matériel sonore
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Aménager le point d’accueil
2 personnes
20
Mettre en place les points boissons
4 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
23
Installer la décoration
2 personnes
24
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
25
Vérifier les toilettes

Événement

26
Accueillir les musiciens
3 personnes
27
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
28
Faire la balance des concerts
3 personnes
29
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
30
Distribuer le programme
2 personnes
31
Animer le moment d'ouverture
2 personnes
32
Accompagner le groupe de marche
6 personnes
33
Annoncer les spectacles
2 personnes
34
Assurer les prestations musicales
20 personnes
35
Servir les boissons
4 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
38
Vider les poubelles
2 personnes
39
Vérifier l’itinéraire et le passage
2 personnes
40
Nettoyer les toilettes entre-temps
41
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
42
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

43
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
44
Rendre les instruments
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
47
Rassembler les déchets
4 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Nettoyer le lieu
4 personnes
50
Stocker le matériel au sec
2 personnes
51
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
52
Ranger le stock restant
2 personnes
53
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 3
Bancs pliantsqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Pieds de microqté 20
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 8
Glacièresqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Panneaux de directionqté 20
Autocollants flèchesqté 40
Pupitres de programmeqté 4
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches de serviceqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets lampes torchesqté 6
Ruban de balisageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe l’itinéraire et les arrêts avant d’envoyer les invitations : prévois un horaire de passage par lieu et une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences pour absorber les retards.
Demande les autorisations dès que le parcours est défini. Vérifie aussi les règles propres à chaque arrêt concernant le bruit, l’occupation de l’espace, les toilettes et l’installation des tentes.
Réserve le matériel sonore assez tôt et teste chaque enceinte, microphone, pied, rallonge et multiprise au moins la veille. Prévois des batteries rechargeables et une solution de secours si un point n’a pas de prise accessible.
Publie l’itinéraire avec des horaires lisibles, puis imprime une liste des participants et prépare des badges nominatifs. À l’accueil, garde une personne chargée des inscriptions et des besoins alimentaires jusqu’au dernier départ.
Consulte la météo 48 heures puis 24 heures avant le concert. Place les glacières, boissons, en-cas, tables et chaises selon le parcours, et protège le matériel musical et les points d’accueil contre la pluie ou le vent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert itinérant ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour définir le parcours, obtenir les autorisations, confirmer les groupes et faire les réservations. Garde les 7 derniers jours pour les inscriptions, la météo, les achats et les tests techniques.
Quand demander les autorisations pour un concert itinérant ?: Dépose les demandes dès que les arrêts et les horaires sont suffisamment précis, idéalement 6 semaines avant l’événement. Certains lieux ou communes peuvent demander des informations complémentaires, ce qui ajoute facilement 1 à 2 semaines.
Quel matériel tester avant un concert itinérant ?: Teste au minimum les enceintes portables, microphones sans fil, pieds de micro, table de mixage, rallonges, multiprises et batteries. Fais un essai complet la veille, puis un contrôle rapide 2 heures avant le premier passage.
Combien de boissons prévoir pour les participants ?: Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la météo. Refroidis-les plusieurs heures à l’avance dans les glacières et prévois des verres réutilisables à chaque point boissons.

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