Zo organiseer je een walking footballtoernooi

Begin met de datum, beschikbare voetbalvelden en kleedkamers; die bepalen hoeveel teams je kunt ontvangen en hoe lang de wedstrijddag duurt. Open daarna de inschrijving en leg vast hoeveel spelers en teams meedoen. Werk vervolgens het wedstrijdschema, de scheidsrechtersindeling en de catering uit. Controleer in de laatste week alle sportmaterialen, teaminformatie en weerscenario’s. Op de dag zelf draait alles om een strak tijdschema, duidelijke communicatie en een aanspreekpunt voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Voetbalvelden reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
5
Teams uitnodigen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Scheidsrechters benaderen
9
EHBO'er benaderen
10
Cateringafspraken maken
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Teamindeling bevestigen
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
15
Wedstrijdregels versturen
16
Prijzen bestellen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Toernooimaterialen controleren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Alternatief veldplan maken
2 personen
22
Deelnemersaantallen bevestigen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Prijzen en medailles ophalen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Lunchpakketten voorbereiden
3 personen
27
Wedstrijdformulieren printen
28
Teamtafels labelen
2 personen
29
Locatiesleutels ophalen
30
Terrein inspecteren
2 personen
31
Kleedkamers openen
32
Velden uitzetten
4 personen
33
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
34
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Zitplaatsen opstellen
3 personen
37
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
38
EHBO-materiaal klaarleggen
39
Geluid en microfoon testen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Scheidsrechters instrueren
2 personen

Event

42
Teams registreren
4 personen
43
Deelnemers ontvangen
3 personen
44
Toernooi openen
2 personen
45
Teams naar velden begeleiden
2 personen
46
Wedstrijden begeleiden
8 personen
47
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
50
Rustruimte controleren
51
Blessures registreren
52
Tussenstanden omroepen
53
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
54
Buffet openen
3 personen
55
Buffet serveren
4 personen
56
Servies verzamelen
2 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
60
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
62
Velden leegmaken
4 personen
63
Meubilair afbreken
4 personen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
67
Toiletten controleren
2 personen
68
Locatie schoon opleveren
3 personen
69
Materialen terugbrengen
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12

Sportmateriaal

Walking footballballenaantal 12
Pionnenaantal 60
Markeringshoedjesaantal 80
Mini-doelenaantal 8
Veldmarkeringstapeaantal 4
Scheidsrechtersfluitjesaantal 8
Scheidsrechtersvestenaantal 8
Trainingshesjesaantal 40
Ballennettenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Waterkrattenaantal 8
Teamhesjesaantal 80
Reservevoetballenaantal 4
Scoreformulierenhoudersaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
IJs packsaantal 12
Reddingsdekensaantal 6
Koelspraysaantal 4
Sporttapeaantal 8
Kinesiotapeaantal 4
Handdoekenaantal 20
Reservehesjesaantal 20

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bain-marie bakkenaantal 4
Waterdispensersaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Powerbanksaantal 4

Catering

Boodschappen

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 10
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelcontainersaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Podiumbordjesaantal 3
Teamnaambordenaantal 8
Pijlenbordjesaantal 20
Prijzentafel
Bekersaantal 3
Medaillesaantal 80
Diploma'saantal 80
Naamstickersaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Reserveer velden en kleedkamers tegelijk. Controleer direct hoeveel speelvelden beschikbaar zijn en plan het wedstrijdschema pas nadat je die capaciteit kent.
Open de inschrijving met een sluitingsdatum van minstens 7 dagen voor het toernooi. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, teams definitief in te delen en deelnemersinformatie te versturen.
Stuur wedstrijdregels, aanvangstijd, parkeerinformatie en teamindeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook waar teams zich melden en wanneer zij hun eerste wedstrijd spelen.
Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan: wedstrijdleiding, scheidsrechters, EHBO, catering en ontvangst. Plan vrijwilligers minstens 30 minuten vóór de eerste wedstrijd op hun post.
Controleer sportmateriaal en techniek op de dag ervoor. Leg reservevoetballen, waterkratten, scoreborden, wedstrijdklokken en een alternatief veldplan klaar voordat de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een walking footballtoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, velden, kleedkamers en scheidsrechters. Open de inschrijving daarna en bevestig teams, catering en vrijwilligers uiterlijk 7 dagen voor het toernooi.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een walking footballtoernooi?: Reserveer voor een toernooi met meerdere teams een dagdeel van ongeveer 4 tot 5 uur, inclusief ontvangst, wedstrijden en prijsuitreiking. Plan daarnaast minstens 30 minuten opbouw en 30 minuten opruimen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor walking football?: Maak een voorlopig schema zodra het aantal velden bekend is en werk het definitieve schema uit nadat de inschrijving sluit. Verstuur het uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijddag naar alle teams.
Wat moet je regelen bij slecht weer voor een walking footballtoernooi?: Controleer de weersverwachting 7 dagen en opnieuw 24 uur vooraf. Leg uiterlijk een dag van tevoren vast of je het alternatieve veldplan gebruikt, wedstrijden inkort of deelnemers informeert over een wijziging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.