Organiser un tournoi de walking football sans rien oublier

Un tournoi de walking football se prépare d’abord autour des terrains, du nombre d’équipes et du format des matchs. Réservez les terrains et les vestiaires avant d’ouvrir les inscriptions, puis fixez rapidement les arbitres, le secouriste et le traiteur. La dernière semaine sert à confirmer les participants, répartir les bénévoles et contrôler le matériel. Prévoyez aussi une solution de repli si la météo rend les terrains impraticables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de football
3
Réserver les vestiaires
4
Établir le programme de la compétition
2 personnes
5
Inviter les équipes
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Contacter les arbitres
9
Contacter le secouriste
10
Organiser les prestations de traiteur
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
15
Envoyer les règles de la compétition
16
Commander les prix
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Vérifier le matériel du tournoi
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Créer un plan de terrain alternatif
2 personnes
22
Confirmer le nombre de participants
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les prix et les médailles
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les paniers-repas
3 personnes
27
Imprimer les formulaires de match
28
Étiqueter les tables des équipes
2 personnes
29
Récupérer les clés du lieu
30
Inspecter le site
2 personnes
31
Ouvrir les vestiaires
32
Délimiter les espaces
4 personnes
33
Préparer les ballons de match
2 personnes
34
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Installer les places assises
3 personnes
37
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours
39
Tester le son et le micro
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Briefer les arbitres
2 personnes

Événement

42
Enregistrer les équipes
4 personnes
43
Accueillir les participants
3 personnes
44
Ouvrir le tournoi
2 personnes
45
Accompagner les équipes vers les terrains
2 personnes
46
Encadrer les matchs
8 personnes
47
Suivre les scores du match
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
50
Vérifier la zone de repos
51
Enregistrer les blessures
52
Annoncer les scores intermédiaires
53
Encadrer les finales
6 personnes
54
Ouvrir le buffet
3 personnes
55
Servir le buffet
4 personnes
56
Rassembler la vaisselle
2 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Préparer la remise des prix
2 personnes
59
Assurer la remise des prix
3 personnes
60
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
62
Dégager les champs
4 personnes
63
Démonter le mobilier
4 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
67
Vérifier les toilettes
2 personnes
68
Remettre le lieu propre
3 personnes
69
Rapporter le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12

Matériel de sport

Ballons de walking footballqté 12
Cônesqté 60
Cônes de balisageqté 80
Objectifs intermédiairesqté 8
Ruban de balisageqté 4
Sifflets d’arbitreqté 8
Chasubles d'arbitresqté 8
Chasubles d’entraînementqté 40
Filets de ballonqté 4
Pendule de matchqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Caisses d’eauqté 8
Chasubles d’équipeqté 80
Ballons de football de réserveqté 4
Porte-formulaires de scoreqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 6
Sprays réfrigérantsqté 4
Ruban de sportqté 8
Kinesiotapeqté 4
Serviettesqté 20
Gilets de rechangeqté 20

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs au bain-marieqté 4
Distributeurs d'eauqté 4
Chronomètresqté 4
Batteries externesqté 4

Catering

Courses

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 10
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Panneaux de scèneqté 3
Panneaux de noms d’équipeqté 8
Panneaux de flèchesqté 20
Table des prix
Gobeletsqté 3
Médaillesqté 80
Diplômesqté 80
Étiquettes nominativesqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Commencez par le format sportif : nombre d’équipes, durée des matchs, pauses et ordre des rencontres. Gardez une marge d’au moins 15 minutes pour les retards et les changements de terrain.
Ouvrez les inscriptions uniquement après avoir confirmé les terrains et les vestiaires. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et une personne de contact par équipe.
Envoyez les règles et les informations pratiques au moins 7 jours avant le tournoi. Indiquez l’heure d’arrivée, le stationnement, les vestiaires, le programme et ce que chaque équipe doit apporter.
Faites l’inventaire du matériel 2 à 3 jours avant : ballons, cônes, chasubles, sifflets, tableaux de score, pendule de match, sonorisation et rallonges. Gardez des ballons de réserve et une solution pour alimenter les appareils.
La veille, confirmez le nombre de participants, récupérez les prix et les médailles, faites les courses et refroidissez les boissons. Préparez séparément l’accueil, les terrains, le ravitaillement et le poste de secours pour éviter les allers-retours le matin.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un tournoi de walking football ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez les terrains, les vestiaires, les arbitres et le secouriste en priorité, puis ouvrez les inscriptions dès que le format est fixé.
Quand envoyer les règles du tournoi aux équipes ?: Envoyez-les au moins 7 jours avant la compétition, avec le programme et les horaires d’arrivée. Renvoyez une confirmation 48 heures avant avec la répartition définitive des équipes.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de walking football ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le suivi des scores et 1 pour le ravitaillement, puis ajoutez 1 personne par terrain si plusieurs matchs se jouent en parallèle. Faites la répartition 5 à 7 jours avant.
Que prévoir si la météo empêche le tournoi ?: Préparez un plan de terrain alternatif au moins 48 heures avant et consultez les prévisions chaque jour pendant la semaine précédente. Décidez qui informe les équipes et à quelle heure une annulation ou un changement sera communiqué.

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