Zo organiseer je een Vrouwendagfestival

Begin met de datum, locatie en gewenste groepsgrootte; die bepalen hoeveel ruimte, stoelen, vrijwilligers en catering je nodig hebt. Werk daarna het programma uit en boek sprekers, artiesten en workshopbegeleiders voordat je uitnodigingen en promotie start. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen centraal, zodat je tijdig materialen, hapjes en dranken kunt regelen. Plan de opbouw met een test van microfoons, speakers, mengpaneel en presentaties. Een afgedrukt draaiboek voorkomt dat registratie, bewegwijzering en workshops op de dag zelf door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Sprekers en artiesten boeken
2 personen
4
Reserveringen maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
7
Posters verspreiden
3 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Workshopbegeleiders informeren
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Muziek afspeellijst samenstellen
16
Presentaties verzamelen
2 personen
17
Materialen per workshop sorteren
3 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Techniek testen
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen neerzetten
4 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Buffet opbouwen
4 personen
27
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Workshopruimtes inrichten
4 personen
30
Infotafels klaarzetten
3 personen
31
Programma zichtbaar ophangen
2 personen
32
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

33
Sprekers ontvangen
2 personen
34
Bezoekers registreren
3 personen
35
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
36
Opening presenteren
2 personen
37
Programma-aankondigingen doen
38
Panelgesprek begeleiden
2 personen
39
Workshop creatief schrijven begeleiden
2 personen
40
Workshop zelfverdediging begeleiden
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet aanvullen
3 personen
45
Allergeneninformatie tonen
46
Liveoptreden begeleiden
2 personen
47
Netwerkronde begeleiden
3 personen
48
Quiz presenteren
2 personen
49
Muziek verzorgen
50
Toilet- en afvalronde uitvoeren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen verzamelen
52
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

53
Eten en dranken afdekken
2 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Decoratie verwijderen
3 personen
56
Meubilair terugplaatsen
4 personen
57
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Voorraad inpakken
2 personen
62
Huurmaterialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven eten verdelen
2 personen
64
Gevonden voorwerpen afhandelen
65
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Parasolaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Vazenaantal 8
Papieren slingersaantal 10
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Tafelbordjesaantal 15
Pennenbakjesaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Tafellampenaantal 6

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 60
Stiftenaantal 40
Papieraantal 300
Post-itsaantal 20
Schaaraantal 20
Plakbandaantal 10
Yogamattenaantal 20
Oefenpadsaantal 10
Kegelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en controleer meteen stroompunten, geluidsmogelijkheden, workshopruimtes en de plek voor de registratietafel. Reserveer daarnaast voldoende tafels en stoelen voor bezoekers, workshops en catering.
Boek sprekers, artiesten en workshopbegeleiders voordat je het programma publiceert. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en noteer per workshop de benodigde materialen, starttijd en contactpersoon.
Open de aanmeldingen met een uiterste reactiedatum van 7 dagen voor het festival. Vraag daarbij direct dieetwensen uit en maak naamkaartjes, tafelbordjes en een deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf.
Maak een draaiboek per tijdsblok en wijs vrijwilligers toe aan ontvangst, techniek, catering en zaalwissels. Druk minimaal 2 exemplaren af: één voor de coördinator en één bij de registratietafel.
Plan opbouwtijd vóór de eerste ontvangst: zet tafels en stoelen klaar, richt registratie en bewegwijzering in en test microfoons, actieve speakers, laptop en presentaties minstens 60 minuten vooraf. Koel dranken op tijd en zet hapjes pas neer wanneer de bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Vrouwendagfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Boek sprekers, artiesten en workshopbegeleiders in de eerste 2 weken en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Vrouwendagfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 bezoekers, naast een hoofdcoördinator. Verdeel de inzet over registratie, techniek, catering en het begeleiden van workshopwissels.
Wanneer test je de techniek voor een Vrouwendagfestival?: Test microfoons, speakers, mengpaneel, laptop en presentaties minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je ontbrekende bestanden nog kunt herstellen.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een Vrouwendagfestival?: Vraag dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen daarna door aan degene die hapjes en dranken voorbereidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.