Organiser un Festival de la Journée des femmes, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez le lieu et les intervenantes avant de publier l’invitation : gardez au moins 2 semaines entre l’ouverture des inscriptions et l’événement pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
• Construisez le programme avec des horaires précis, puis imprimez-en plusieurs exemplaires : un pour l’accueil, un pour chaque animatrice et un affiché près des ateliers. Prévenez les animatrices de l’ordre et de la durée des séances.
• Traitez les inscriptions au fur et à mesure, au lieu d’attendre la dernière semaine. Notez séparément les allergies, régimes et besoins particuliers afin de préparer les en-cas et les boissons sans improviser.
• Testez les microphones sans fil, la table de mixage et l’ordinateur avant l’arrivée du public. Préparez aussi les présentations sur un seul ordinateur et gardez une copie de secours, car les changements de fichier au dernier moment ralentissent l’ouverture.
• Installez la table d’inscription, les badges nominatifs et la signalétique avant l’ouverture du lieu. Prévoyez une personne pour orienter les participantes vers les ateliers et une autre pour répondre aux questions pendant les premières 30 minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Festival de la Journée des femmes ?

Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer le lieu, le programme et les intervenantes ; gardez ensuite au moins 14 jours pour les inscriptions, la promotion et les ajustements.

Quand ouvrir les inscriptions pour la Journée des femmes ?

Ouvrez-les 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite 5 à 7 jours avant afin de confirmer les besoins alimentaires, les places par atelier et la quantité d’en-cas à acheter.

Combien de bénévoles faut-il prévoir pour ce festival ?

Pour un événement d’environ 50 participantes, prévoyez au minimum 5 bénévoles : 2 à l’accueil et à l’orientation, 1 pour la technique, 1 pour les intervenantes et 1 pour les boissons, les en-cas et la salle. Ajoutez une personne par tranche de 30 participantes supplémentaires.

Quand tester le matériel technique et installer la salle ?

Ouvrez le lieu 2 heures avant l’accueil du public. Installez d’abord les tables, les chaises et la table d’inscription, puis testez les microphones, la table de mixage et les présentations au moins 60 minutes avant le début.