Zo organiseer je een vrijwilligerspicknick

Begin ongeveer zes weken vooraf met de locatie, datum en het programma. Daarna verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, zodat je eten, drinken, zitplaatsen en picknickmanden op aantallen kunt afstemmen. Regel uiterlijk een week vooraf leveranciers, materiaal en reserveringen en stuur een herinnering met tijd, route en praktische informatie. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole en opbouw naar buffet, ontvangst en muziek; controleer de weersverwachting nogmaals voordat je boodschappen doet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering versturen
7
Weersverwachting controleren
8
Leveranciers en reserveringen bevestigen
9
Boodschappen doen
3 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Groenten en fruit wassen
3 personen
12
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
13
Salades bereiden
4 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Picknickmanden vullen
3 personen
16
Geluid en stroom testen
2 personen
17
Locatie controleren
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen en kleedjes plaatsen
4 personen
20
Partytenten opbouwen
6 personen
21
Buffet inrichten
4 personen
22
Decoratie ophangen
3 personen
23
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

24
Muziek starten
25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
27
Programma toelichten
28
Buffet openen
2 personen
29
Buffet aanvullen
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Afvalbakken legen
2 personen
33
Dessert serveren
2 personen
34
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

35
Eten en drank veilig verpakken
3 personen
36
Servies en materialen verzamelen
4 personen
37
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
38
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
39
Partytenten afbreken
6 personen
40
Locatie schoonmaken
4 personen
41
Materialen drogen en opbergen
3 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkleedaantal 10
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 75
Herbruikbaar bestekaantal 75
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 10
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Bewaardozenaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare powerbanksaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Stiftenaantal 6
Plakbandaantal 4

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de aanmelding uiterlijk twee weken voor de picknick definitief. Vraag naast het aantal deelnemers ook dieetwensen uit, zodat salades, brood, beleg en hapjes niet op het laatste moment aangepast hoeven te worden.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor ontvangst. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, leg daarna kleedjes en tafelkleden klaar en richt het buffet pas in als de gekoelde producten kunnen worden geplaatst.
Koel dranken minstens vier uur vooraf in koelboxen en vul thermoskannen vlak voor vertrek. Zet waterkannen zichtbaar bij het buffet; die worden vaak vergeten wanneer de aandacht vooral naar koffie en frisdrank gaat.
Test geluid en stroom vóórdat gasten arriveren. Controleer Bluetoothspeaker, verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks samen, zodat je bij een lege accu of te korte kabel nog tijd hebt om te schakelen.
Maak een aparte welkomsttafel met naamkaartjes en stiften. Ontvangst, naamherkenning en het verdelen van picknickmanden verlopen daardoor sneller dan wanneer alles op één buffettafel ligt; neem ook plakband en scharen mee voor de laatste aanpassingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een vrijwilligerspicknick?: Reserveer de locatie en leg datum en programma ongeveer zes weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna direct en sluit de aanmeldingen uiterlijk twee weken voor de picknick.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vrijwilligerspicknick op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en nog 30 minuten voor een laatste controle. In die tijd kun je partytenten, tafels, stoelen, kleedjes, buffet en welkomsttafel klaarzetten en geluid en stroom testen.
Wanneer doe je de boodschappen voor een vrijwilligerspicknick?: Doe houdbare boodschappen ongeveer één tot twee dagen vooraf en haal brood, fruit, groenten en gekoelde producten op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Koel dranken minstens vier uur voor ontvangst en bereid salades en hapjes zo dicht mogelijk op het moment van serveren.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een vrijwilligerspicknick?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig uiterlijk één dag vooraf of de partytenten en locatie geschikt zijn en informeer deelnemers direct wanneer het programma of de locatie moet worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.