Organiser un pique-nique de bénévoles sans rien oublier

Un pique-nique de bénévoles se prépare surtout dans le bon ordre. Commencez par réserver le lieu, fixer la date et établir un programme simple, puis utilisez les inscriptions pour prévoir les repas, les boissons et les places. Les oublis arrivent souvent dans les dernières 48 heures : météo, refroidissement des boissons, branchements électriques et accueil. Prévoyez un responsable par zone afin que l’installation et le service ne reposent pas sur une seule personne.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du pique-nique
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel
7
Vérifier les prévisions météo
8
Confirmer les prestataires et les réservations
9
Faire les courses
3 personnes
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
12
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
13
Préparer les salades
4 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Remplir les paniers de pique-nique
3 personnes
16
Tester le son et l’alimentation électrique
2 personnes
17
Vérifier le lieu
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises et les couvertures
4 personnes
20
Monter les tentes de réception
6 personnes
21
Installer le buffet
4 personnes
22
Installer la décoration
3 personnes
23
Préparer la table d’accueil
2 personnes

Événement

24
Lancer la musique
25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
27
Présenter le programme
28
Ouvrir le buffet
2 personnes
29
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Vider les poubelles
2 personnes
33
Servir le dessert
2 personnes
34
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes

Suivi

35
Emballer les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
36
Rassembler la vaisselle et le matériel
4 personnes
37
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
38
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
39
Démonter les tentes de fête
6 personnes
40
Nettoyer le lieu
4 personnes
41
Sécher et ranger le matériel
3 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
43
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Couverture de pique-niqueqté 10
Nappesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 75
Couverts réutilisablesqté 75
Tasses à caféqté 50
Louchesqté 10
Ciseauxqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externes rechargeablesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration de tableqté 6
Badges nominatifsqté 50
Marqueursqté 6
Ruban adhésifqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Torchonsqté 12
Serviettesqté 6
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 4 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant le pique-nique.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant. Gardez une liste séparée des régimes particuliers pour éviter les erreurs au buffet.
Vérifiez les prévisions météo 5 jours avant, puis à nouveau la veille. Si le pique-nique se déroule dehors, confirmez la tente de réception et prévoyez une solution pour protéger les aliments et les invités.
Préparez les salades, les fruits, le pain et les garnitures le jour même autant que possible. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant et répartissez-les dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule.
Réservez les 90 dernières minutes avant l’arrivée pour installer tables, chaises, couvertures, buffet et accueil. Testez l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant de lancer la musique, puis gardez une batterie externe chargée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un pique-nique de bénévoles ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant afin d’avoir le temps d’adapter les quantités et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour un pique-nique de bénévoles ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour les 3 premières heures, davantage par temps chaud. Prévoyez de l’eau en priorité et mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début.
Quand vérifier la météo pour un pique-nique en plein air ?: Faites une première vérification 5 jours avant, puis une dernière la veille au soir. Cette seconde vérification permet de confirmer la tente de réception, la disposition des tables et les protections nécessaires pour le buffet.
Combien de temps faut-il pour installer le pique-nique ?: Prévoyez au moins 90 minutes avec une équipe de 4 à 6 personnes pour installer les tables, les chaises, les couvertures, le buffet, la décoration et l’accueil. Ajoutez 15 minutes pour tester le son et l’alimentation électrique.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.