Zo organiseer je een vrijwilligersfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie, gastenlimiet en het budget. Daarna regel je de uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je catering en materiaal op aantallen kunt afstemmen. Plan vervolgens de praktische zaken: partytent, stoelen, tafels, geluidsapparatuur en een programma met welkomstwoord. De meeste problemen ontstaan doordat de definitieve gastenlijst, koeling, stroomvoorziening en opbouw te laat worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Budget en gastenlimiet vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering aan gasten sturen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Catering reserveren
9
Partytent reserveren
10
Extra stoelen regelen
11
Muziek afspeellijst samenstellen
12
Programma en welkomstwoord maken
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Catering controleren
2 personen
18
Materialen naar locatie brengen
3 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Buffet- en dranktafels klaarzetten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
24
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
25
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
26
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
28
Welkomsttafel inrichten
2 personen
29
Locatie en toiletten controleren
2 personen

Event

30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
33
Welkomstwoord verzorgen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Koffie en thee bijvullen
2 personen
37
Dinerbuffet openen
3 personen
38
Buffet tijdens diner aanvullen
3 personen
39
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Muziek verzorgen
42
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Etensresten veilig opbergen
2 personen
44
Servies en bestek afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Versiering verwijderen
2 personen
47
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
48
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Materialen terugbrengen
3 personen
51
Partytenten retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
53
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 60
Buffettafelaantal 3
Statafelaantal 4
Tafelkleedaantal 11

Servies

Dinerbordaantal 70
Dessertbordaantal 70
Komaantal 60
Glasaantal 100
Koffiekopaantal 60
Mesaantal 70
Vorkaantal 70
Lepelaantal 70

Keuken

Opscheplepelaantal 8
Serveertangaantal 6
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkomaantal 6
Schaalaantal 12
Kanaantal 8
Thermoskanaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxaantal 4
Luidsprekeraantal 2
Microfoon
Stekkerdoosaantal 4
Verlengkabelaantal 4

Decoratie

Ballonnenslingeraantal 3
Vlaggenlijnaantal 6
Naamkaarthouderaantal 60
Welkomstbord

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Emmeraantal 3
Dweilaantal 3
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de gastenlimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering; zo kun je catering en servies op de definitieve lijst afstemmen.
Plan de opbouw in vaste volgorde: materialen naar de locatie brengen, partytenten opbouwen, tafels en stoelen plaatsen en daarna buffet- en dranktafels inrichten. Reserveer hiervoor minimaal 2 uur vóór ontvangst van de gasten.
Controleer de stroomvoorziening voordat je een koffiezetapparaat, waterkoker en luidspreker aansluit. Neem per gebruikte plek een verlengkabel of stekkerdoos mee en test de microfoon en geluidsapparatuur minstens 30 minuten voor aanvang.
Koel dranken niet pas tijdens de opbouw. Zet flessen en blikjes minimaal 4 uur vooraf in een koelbox of andere koeling en maak aparte plekken voor drank, koffie en thee, zodat het buffet niet opstopt.
Maak naamkaartjes en het welkomstwoord op basis van de definitieve gastenlijst. Leg servies, bestek, opscheplepels en serveertangen vóór de catering arriveert klaar en controleer daarna direct of alle buffetgerechten en dieetopties aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, budget en gastenlimiet. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je catering en materiaal tijdig kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een vrijwilligersfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest. Vraag om aanmelding binnen 2 weken en stuur 7 dagen vooraf een herinnering met tijd, locatie en eventuele praktische informatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een vrijwilligersfeest?: Reken op minimaal 2 uur voor het opbouwen van partytenten, tafels, stoelen, buffet- en dranktafels, decoratie en geluidsapparatuur. Plan daarnaast 30 minuten voor het testen van microfoon, luidspreker, koffiepunt en koeling.
Wanneer maak ik de definitieve gastenlijst voor de catering?: Maak de definitieve gastenlijst 7 tot 10 dagen vóór het feest. Controleer dan opnieuw het aantal aanwezigen, dieetwensen en benodigde stoelen, borden, glazen en bestek voordat je de catering en boodschappen afrondt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.