Organiser une fête des bénévoles sans rien oublier

Une fête des bénévoles se prépare d’abord comme un projet collectif : fixez la date, le lieu, le budget et le nombre maximal de participants avant d’envoyer les invitations. Ensuite, suivez les inscriptions et recueillez les allergies ou régimes alimentaires pour confirmer le traiteur et les quantités. La dernière semaine sert à verrouiller la liste des invités, le programme et le matériel. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, les chaises, le buffet, le café et la sonorisation avant l’arrivée des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer le budget et la limite de participants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel aux invités
7
Établir la liste définitive des invités
8
Réserver le catering
9
Réserver une tente de réception
10
Prévoir des chaises supplémentaires
11
Composer la playlist musicale
12
Préparer le programme et le mot de bienvenue
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Vérifier le catering
2 personnes
18
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
19
Monter les tentes de réception
4 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Mettre en place les tables de buffet et de boissons
2 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Raccorder le matériel audio
2 personnes
24
Préparer les plats du buffet
4 personnes
25
Installer le point café et thé
2 personnes
26
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
28
Installer la table d’accueil
2 personnes
29
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes

Événement

30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Distribuer les badges
2 personnes
32
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
33
Assurer le mot de bienvenue
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
37
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
38
Réapprovisionner le buffet pendant le dîner
3 personnes
39
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
40
Vider les poubelles
2 personnes
41
Fournir la musique
42
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

43
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
44
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
48
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
49
Nettoyer le lieu
3 personnes
50
Rapporter le matériel
3 personnes
51
Retourner les tentes de réception
2 personnes
52
Ranger le stock restant
2 personnes
53
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 60
Table de buffetqté 3
Table hauteqté 4
Nappeqté 11

Vaisselle

Assiette de dînerqté 70
Assiette à dessertqté 70
Cupqté 60
Verreqté 100
Tasse à caféqté 60
Couteauqté 70
Fourchetteqté 70
Cuillèreqté 70

Cuisine

Cuillère de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladierqté 6
Platqté 12
Carafeqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièreqté 4
Haut-parleurqté 2
Microphone
Multipriseqté 4
Rallonge électriqueqté 4

Décoration

Guirlande de ballonsqté 3
Guirlande de fanionsqté 6
Porte-nomqté 60
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8

Nettoyage

Poubelleqté 6
Seauqté 3
Serpillièreqté 3
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de lancer les invitations, puis donnez une date limite d’inscription située au moins 10 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires.
Envoyez un rappel 5 à 7 jours avant l’événement et établissez ensuite une liste définitive. Vérifiez séparément les allergies, les régimes particuliers et les personnes qui n’ont pas encore répondu.
Prévoyez une marge pour le mobilier : comptez une chaise par invité confirmé et quelques chaises supplémentaires, puis adaptez le nombre de tables à la disposition du buffet et de la salle. Une tente de réception doit être réservée dès que le repas ou l’accueil se fait dehors.
Organisez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Commencez par les tentes, les tables et les chaises, puis installez le buffet, les boissons, le café et le matériel audio.
Ne laissez pas les boissons et le matériel technique pour la dernière minute : mettez les boissons au frais plusieurs heures avant et testez le haut-parleur, le microphone, les multiprises et les rallonges avant le mot de bienvenue.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant la fête afin de commander le traiteur et d’organiser les places.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête des bénévoles ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, préparer le buffet et tester la sonorisation. Ajoutez 30 minutes si le matériel doit être transporté depuis un autre lieu.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez la liste définitive des invités 7 à 10 jours avant l’événement. Contrôlez à ce moment les allergies et régimes alimentaires, puis gardez une petite marge uniquement si le traiteur l’accepte.
Combien de boissons prévoir pour une fête de bénévoles ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Prévoyez aussi de l’eau en continu et refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début.

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