Zo organiseer je een vrijwilligersdag zonder last-minute gedoe

Begin met de locatie en het programma; die bepalen hoeveel mensen je kunt ontvangen en welke materialen nodig zijn. Stuur daarna de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Plan de opbouw als een aparte fase: partytenten, tafels, stoelen, verlichting en geluidsapparatuur kosten meer tijd dan je vooraf denkt. Op de dag zelf werkt een vaste volgorde het best: openen, opbouwen, buffet en ontvangsttafel inrichten, en pas daarna deelnemers ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Catering bestellen
2 personen
8
Activiteitenmateriaal reserveren
9
Boodschappenlijst maken
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Materialen klaarzetten
3 personen
13
Locatie openen
2 personen
14
Tafels opstellen
4 personen
15
Stoelen plaatsen
4 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Verlichting ophangen
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
20
Buffet opbouwen
3 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Naamstickers klaarleggen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Naamstickers uitdelen
2 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Activiteiten begeleiden
4 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Buffet uitserveren
4 personen
32
Buffet aanvullen
2 personen
33
Servies afruimen
3 personen
34
Dessert serveren
2 personen
35
Bedankmoment begeleiden
2 personen
36
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
3 personen
38
Locatie ontruimen
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Partytenten afbreken
4 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiemokkenaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 10
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Heetwaterketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Permanente markersaantal 6
Routebordjesaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je materialen reserveert. Zo weet je hoeveel tafels, stoelen, partytenten en activiteitenmateriaal nodig zijn en voorkom je dat je op de dag zelf moet improviseren.
Verstuur uitnodigingen minstens 3 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Werk de deelnemerslijst daarna dagelijks bij, zodat catering, naamstickers en dieetwensen op hetzelfde aantal zijn gebaseerd.
Bestel catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Tel herbruikbare borden, kommen, bestek en drinkglazen per deelnemer en voeg een kleine reserve toe voor breuk of extra eters.
Plan minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie. Zet eerst tafels, stoelen en partytenten neer; sluit daarna verlengsnoeren, stekkerdozen, speakers en microfoon aan, zodat kabels niet onder meubilair komen te liggen.
Richt de ontvangsttafel in voordat de eerste vrijwilliger arriveert. Leg naamkaartjes, permanente markers en routebordjes klaar en wijs één persoon aan voor het uitdelen van naamstickers en het bijwerken van de deelnemerslijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersdag organiseren?: Reserveer de locatie en leg het programma 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de dag, zodat je daarna nog tijd hebt voor catering en materiaalreserveringen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vrijwilligersdag op te bouwen?: Reken voor een gemiddelde vrijwilligersdag op minimaal 2 uur opbouwtijd. Met partytenten, tafels, stoelen, verlichting, buffet en geluidsinstallatie is een extra halfuur verstandig als er weinig helpers beschikbaar zijn.
Wanneer moet je de catering voor een vrijwilligersdag bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldtermijn is verstreken en dieetwensen zijn gecontroleerd, bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf. Houd de bestelling gelijk aan de definitieve deelnemerslijst en controleer die nog één keer 3 dagen voor het evenement.
Wat moet je klaarzetten voor de ontvangst van vrijwilligers?: Zet minstens 30 minuten voor aanvang de ontvangsttafel klaar met naamkaartjes, permanente markers en routebordjes. Leg de actuele deelnemerslijst erbij en laat één persoon de ontvangst en het uitdelen van naamstickers verzorgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.