Organiser une journée des bénévoles, étape par étape

Une journée des bénévoles se prépare d’abord avec un lieu adapté, un programme clair et une liste de participants fiable. Ensuite, verrouillez les besoins alimentaires, le traiteur et le matériel d’activités avant de passer aux achats. Le jour venu, prévoyez une équipe pour ouvrir le lieu, installer les tables, les chaises, le buffet, l’éclairage et la sonorisation. Les oublis les plus fréquents concernent les inscriptions tardives, les rallonges, les boissons à refroidir et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Commander le catering
2 personnes
8
Réserver le matériel d’activités
9
Faire la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
3 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Préparer le matériel
3 personnes
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Installer les tables
4 personnes
15
Installer les chaises
4 personnes
16
Monter les tentes de réception
4 personnes
17
Installer l'éclairage
2 personnes
18
Suspendre la décoration
2 personnes
19
Raccorder la sonorisation
2 personnes
20
Monter le buffet
3 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer les étiquettes nominatives
23
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

24
Accueillir les participants
3 personnes
25
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
26
Servir le café et le thé
2 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
28
Encadrer les activités
4 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
31
Servir le buffet
4 personnes
32
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
33
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
34
Servir le dessert
2 personnes
35
Animer le moment des remerciements
2 personnes
36
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

37
Rassembler les déchets
3 personnes
38
Évacuer le lieu
4 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Démonter les tentes de fête
4 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Vérifier le matériel
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 60
Marqueurs permanentsqté 6
Panneaux d’orientationqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et définissez le programme au moins 6 semaines avant la journée. Vous saurez ainsi combien de tables, de chaises et de tentes prévoir, et vous laisserez du temps pour ajuster l’organisation.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Utilisez la liste finale pour confirmer les besoins alimentaires, commander le catering et préparer les badges nominatifs.
Préparez les boissons et les denrées non périssables la veille. Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant l’accueil et gardez les glacières accessibles pendant l’installation.
Attribuez des responsables à chaque zone le jour J : accueil, buffet, activités et technique. Commencez l’ouverture du lieu 3 heures avant l’arrivée prévue pour installer les tables, les chaises, les nappes et le matériel.
Testez la sonorisation, le microphone, les enceintes, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des bénévoles. Installez aussi les panneaux d’orientation et la table d’accueil afin que l’enregistrement ne bloque pas l’entrée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des bénévoles ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement afin de finaliser le traiteur, les besoins alimentaires et la liste des participants.
Combien de temps faut-il pour installer une journée des bénévoles ?: Prévoyez environ 3 heures avant l’accueil pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, préparer le buffet, installer l’éclairage et tester la sonorisation. Ajoutez 30 minutes si le lieu nécessite beaucoup de mobilier ou de câblage.
Quand commander le catering pour une journée des bénévoles ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires vérifiés. Confirmez le nombre de repas 48 heures avant si le prestataire l’accepte.
Que faut-il préparer la veille d’une journée des bénévoles ?: Préparez les badges, les panneaux, les listes d’accueil, les nappes et le matériel de service la veille. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début et regroupez les rallonges, multiprises et équipements audio dans une même zone.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.