Zo organiseer je een vrijwilligersbijeenkomst

Begin met de locatie, datum en beschikbare ruimte voordat je mensen uitnodigt. Daarna verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, bepaal je de catering en maak je een programma met duidelijke rollen. Plan de voorbereiding zo dat verse producten, gekoelde dranken en koffie pas vlak voor de bijeenkomst worden klaargezet. Op de dag zelf draait alles om een goed ingerichte ontvangst, een logisch buffet en vrijwilligers die weten waar ze moeten staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
6
Benodigdheden reserveren
7
Programma en route maken
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Herinnering versturen
10
Aanwezigheidslijst afdrukken
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Verse producten controleren
2 personen
14
Eten voorbereiden
4 personen
15
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Zaal en sleutel controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
19
Buffet en drankpunten opstellen
3 personen
20
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
21
Koffieapparatuur aansluiten
2 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Naamtafel inrichten
2 personen
24
Buffetgerechten uitserveren
4 personen

Event

25
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
26
Gasten welkom heten
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Programma toelichten
29
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dinerbuffet openen
4 personen
33
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
34
Afval en lege glazen afvoeren
2 personen
35
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

36
Eten en dranken opruimen
4 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Zaal schoonmaken
3 personen
40
Afvalcontainers legen
2 personen
41
Materialen inventariseren
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Kapstokkenaantal 2
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 60
Dessertbordjesaantal 60
Soepkommenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Voedselbakkenaantal 10
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmwaterketelsaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Draagbare speaker

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Stiftenaantal 6
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de aanmelddeadline minstens 10 dagen voor de bijeenkomst vast. Dan heb je tijd om dieetwensen te verwerken, cateringhoeveelheden te bepalen en naamkaartjes te maken.
Maak het programma en de route uiterlijk een week vooraf. Noteer per onderdeel wie verantwoordelijk is en waar deelnemers moeten zijn; zonder die informatie blijven vrijwilligers op de dag zelf vragen stellen.
Plan de zaalopbouw minimaal 90 minuten voor de ontvangst. Controleer eerst de sleutel en stroom, plaats daarna tafels en stoelen en richt pas dan buffet, drankpunten en koffie in.
Label dieetmaaltijden voordat het buffet opengaat en zet ze apart van de gewone gerechten. Controleer de labels nogmaals bij het uitserveren, omdat dit vaak wordt vergeten wanneer meerdere mensen tegelijk helpen.
Zet dranken en verse producten niet al de avond ervoor klaar zonder koeling. Dranken kunnen enkele uren vooraf koud worden gezet; brood, salades en andere verse onderdelen bereid je zo laat mogelijk op de dag zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een vrijwilligersbijeenkomst?: Start ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met locatie, zaal en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 10 dagen voor de bijeenkomst, zodat je de catering en indeling nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vrijwilligersbijeenkomst klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de zaalopbouw en controleer sleutel, tafels, stoelen en stroom bij aankomst. Trek extra tijd uit als je koffieapparatuur, buffetgerechten en decoratie tegelijk moet voorbereiden.
Wanneer stuur je een herinnering voor een vrijwilligersbijeenkomst?: Stuur de herinnering 5 tot 7 dagen vooraf en vermeld daarin de begintijd, route, het programma en eventuele parkeerinformatie. Vraag deelnemers die nog niet reageerden om uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst hun aanwezigheid door te geven.
Hoe bepaal je de catering voor een vrijwilligersbijeenkomst?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel dieetmaaltijden afzonderlijk. Rond het aantal porties naar boven af met ongeveer 5 tot 10 procent, zodat late aanmeldingen of grotere eters niet direct voor tekorten zorgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.