Organiser une réunion de bénévoles sans rien oublier

Une réunion de bénévoles se prépare d’abord avec une date, une salle confirmée et un suivi précis des inscriptions. Prévoyez ensuite les besoins alimentaires, les quantités de repas et le matériel avant de répartir les rôles. Les derniers jours servent à relancer les inscrits, acheter les produits frais et préparer les badges. Le jour venu, l’accueil, le buffet et les boissons doivent être installés avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la salle
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
6
Réserver le matériel
7
Préparer le programme en route
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Envoyer un rappel
10
Imprimer la liste de présence
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Contrôler les produits frais
2 personnes
14
Préparer la nourriture
4 personnes
15
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Vérifier la salle et la clé
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer le buffet et les points de boisson
3 personnes
20
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
21
Brancher la machine à café
2 personnes
22
Installer la décoration
2 personnes
23
Installer la table des noms
2 personnes
24
Servir les plats du buffet
4 personnes

Événement

25
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
26
Accueillir les invités
2 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Présenter le programme
29
Préparer les boissons de pause
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
33
Servir les repas adaptés
2 personnes
34
Évacuer les déchets et les verres vides
2 personnes
35
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

36
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
39
Nettoyer la salle
3 personnes
40
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
41
Inventorier le matériel
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
43
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 10
Glacièresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 3
Enceinte portable

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Marqueursqté 6
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la salle et l’accès au moins 3 semaines avant la réunion. Vérifiez qui détient la clé, l’heure d’ouverture et le nombre de tables et de chaises disponibles.
Envoyez les invitations environ 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies et régimes alimentaires.
Calculez les quantités de catering à partir des inscriptions clôturées, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les imprévus. Étiquetez séparément les repas spéciaux afin d’éviter les erreurs au buffet.
Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis : accueil, buffet, boissons, café et rangement. Envoyez le programme et un rappel 2 à 3 jours avant, avec l’heure de présence de chacun.
Installez la salle au moins 90 minutes avant l’arrivée prévue. Mettez les boissons au frais, branchez les machines à café, préparez la table des noms et gardez les multiprises et rallonges accessibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de bénévoles ?: Envoyez-les 3 semaines avant la réunion et indiquez une date limite d’inscription située environ 7 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les réponses et d’ajuster le catering.
Combien de temps faut-il pour installer une réunion de bénévoles ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’installation des tables et chaises, du buffet, des boissons, de la table d’accueil et du café.
Quand acheter les produits frais pour le buffet ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis contrôlez les produits frais le jour de la réunion. Les boissons peuvent être mises au frais dès la veille si l’espace de stockage est suffisant.
Comment organiser les repas spéciaux pour les bénévoles ?: Recueillez les besoins alimentaires avant de clôturer les inscriptions, au plus tard 7 jours avant. Préparez ensuite un repas identifié pour chaque régime ou allergie et étiquetez-le clairement au buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.