Zo organiseer je een vrijmarkt zonder gedoe

Een vrijmarkt organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met toestemming, tijden en een duidelijke indeling. Leg daarna vast hoeveel verkopers je verwacht, waar zij laden en lossen en welke regels gelden. Stuur iedere verkoper op tijd een bevestiging met staanplaats en aankomstinformatie. Op de dag zelf draait alles om een vrije verkeersroute, zichtbare informatieborden en een terreincontrole voordat de eerste spullen uit de auto komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en tijden bevestigen
2
Benodigde toestemming aanvragen
3
Aanmeldformulier voor verkopers maken
4
Verkopersregels opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Vrijmarkt online aankondigen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Verkopers bevestigen
2 personen
9
Staanplaatsen indelen
2 personen
10
Indeling naar verkopers sturen
11
Verkeersroute bepalen
2 personen
12
Parkeer- en laadzone aanwijzen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Sleutels en toegang regelen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Verkoperslijst afdrukken
20
Route- en informatieborden maken
2 personen
21
Contant geld klaarleggen
22
Informatietafel voorbereiden
2 personen
23
Terrein controleren
3 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
25
Partytenten opbouwen
6 personen
26
Afzethekken plaatsen
4 personen
27
Staanplaatsen markeren
4 personen
28
Verkeersborden plaatsen
3 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
31
Informatieborden plaatsen
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
3 personen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
EHBO-materiaal klaarleggen
35
Verkopers ontvangen
4 personen
36
Verkopers naar plaatsen verwijzen
4 personen
37
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

38
Vrijmarkt openen
2 personen
39
Informatietafel bemannen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Hapjes aanvullen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Terrein en doorgangen controleren
2 personen
45
Verloren voorwerpen registreren
46
Verkopers informeren over eindtijd
2 personen
47
Vrijmarkt afsluiten
2 personen

Nazorg

48
Verkopers uitchecken
3 personen
49
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
50
Partytenten afbreken
6 personen
51
Afzethekken verwijderen
4 personen
52
Verlichting verwijderen
3 personen
53
Afval verzamelen
4 personen
54
Terrein schoonmaken
4 personen
55
Servies en materiaal afwassen
3 personen
56
Koelboxen leegmaken
2 personen
57
Overgebleven eten opslaan
2 personen
58
Gevonden voorwerpen veilig opbergen
59
Materialen naar opslag brengen
4 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
62
Borden en tape verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 40
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsetsaantal 8
Kledingrekkenaantal 10
Opbergkrattenaantal 50
Transportkarrenaantal 4
Tafelkledenaantal 40
Grondzeilenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Handmicrofoon
Megafoon
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Tafelweegschaal
Geldkistjesaantal 2

Decoratie

Routebordenaantal 8
Staanplaatsbordjesaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Hesjesaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Blikgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalcontainersaantal 8
Handdesinfectiehoudersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel toestemming en locatie eerst. Bevestig openingstijd, opbouwtijd en eindtijd voordat je verkopers uitnodigt; houd voor de organisatie minimaal 60 minuten opbouwruimte aan.
Maak het aanmeldformulier concreet. Vraag per verkoper om het aantal meters, gewenste tafelruimte en een telefoonnummer, zodat je de staanplaatsen zonder last-minute schuiven kunt indelen.
Stuur de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin het staanplaatsnummer, de laad- en loszone, de parkeerroute en het tijdstip waarop voertuigen van het terrein moeten zijn.
Plan de verkeersroute vóór je tafels en partytenten plaatst. Houd één duidelijke doorgang vrij voor hulpdiensten en wijs een aparte parkeer- en laadzone aan met pijlborden.
Controleer het weer en de toegang op de ochtend zelf. Zet partytenten stevig op, leg grondzeilen klaar en controleer verlengsnoeren, verlichting, EHBO-koffer, geldkistjes en informatieborden voordat bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, tijden en benodigde toestemming. Open de aanmeldingen daarna en sluit ze uiterlijk 7 dagen voor de vrijmarkt, zodat je de indeling en verkopersbevestigingen op tijd kunt versturen.
Hoeveel ruimte heeft een verkoper op een vrijmarkt nodig?: Reken als praktische basis op 2 tot 3 meter verkoopruimte per verkoper, afhankelijk van tafels, kledingrekken en kratten. Vraag de gewenste ruimte vooraf uit en houd extra plek vrij voor looppaden en eventuele partytenten.
Wanneer stuur je verkopers hun staanplaats door?: Stuur de definitieve staanplaats, aankomsttijd en laadroute minimaal 3 dagen vooraf. Geef op de dag zelf elk vak een duidelijk staanplaatsbordje, zodat verkopers niet bij de informatietafel hoeven te zoeken.
Wat moet je op de ochtend van een vrijmarkt controleren?: Controleer minstens 60 minuten voor de opening het terrein, de verkeersroute, tafels, tenten, borden, verlichting en stroomaansluitingen. Leg ook de verkoperslijst, contant geld, EHBO-koffer en sleutels klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.