Cómo organizar un mercadillo sin perder el control

Un mercadillo se organiza en este orden: primero confirma el lugar, los horarios y los permisos; después recluta y coordina a los vendedores; por último, prepara el recinto y la atención al público. La distribución de los puestos, la ruta de tráfico y la zona de carga deben estar decididas antes de enviar las instrucciones. Reserva tiempo para montar carpas, mesas y señalización, y no dejes para el último día las llaves, el efectivo ni la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar el lugar y los horarios
2
Solicitar el permiso necesario
3
Crear formulario de inscripción para vendedores
4
Redactar las normas para vendedores
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Anunciar el mercadillo online
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Confirmar proveedores
2 personas
9
Asignar los puestos
2 personas
10
Enviar la distribución a los vendedores
11
Determinar la ruta del tráfico
2 personas
12
Designar zona de estacionamiento y carga
2 personas
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Gestionar llaves y acceso
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Reunir los materiales
3 personas
19
Imprimir lista de vendedores
20
Crear carteles de ruta e información
2 personas
21
Preparar efectivo
22
Preparar la mesa de información
2 personas
23
Inspeccionar el recinto
3 personas
24
Montar mesas y sillas
6 personas
25
Montar las carpas
6 personas
26
Colocar vallas de delimitación
4 personas
27
Marcar los puestos de pie
4 personas
28
Colocar señales de tráfico
3 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
31
Colocar los paneles informativos
2 personas
32
Montar el punto de café
3 personas
33
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
34
Preparar el material de primeros auxilios
35
Recibir a los vendedores
4 personas
36
Indicar a los vendedores dónde colocarse
4 personas
37
Realizar la última revisión de seguridad
3 personas

Evento

38
Abrir el mercadillo
2 personas
39
Atender la mesa de información
2 personas
40
Servir café y té
2 personas
41
Rellenar las bebidas
2 personas
42
Reponer los aperitivos
2 personas
43
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
44
Comprobar el recinto y los accesos
2 personas
45
Registrar objetos perdidos
46
Informar a los vendedores sobre la hora de finalización
2 personas
47
Cerrar el mercadillo
2 personas

Seguimiento

48
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
49
Desmontar mesas y sillas
6 personas
50
Desmontar las carpas
6 personas
51
Retirar las vallas de delimitación
4 personas
52
Retirar la iluminación
3 personas
53
Recoger la basura
4 personas
54
Limpiar el recinto
4 personas
55
Lavar la vajilla y el material
3 personas
56
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
57
Guardar la comida sobrante
2 personas
58
Guardar de forma segura los objetos perdidos
59
Llevar los materiales al almacén
4 personas
60
Devolver el material prestado
2 personas
61
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
62
Retirar los carteles y la cinta adhesiva
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 40
Sillas plegablescant. 60
Mesas con bancoscant. 8
Percheroscant. 10
Cajas de almacenamientocant. 50
Carros de transportecant. 4
Mantelescant. 40
Lonas de suelocant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófono de mano
Megáfono
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Báscula de mesa
Cajas de caudalescant. 2

Decoración

Señales de rutacant. 8
Carteles de plaza de piecant. 40
Paneles informativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Guirnaldascant. 10
Chalecoscant. 12
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Pinzas de feriacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Contenedores de basuracant. 8
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas para servircant. 6
Jarras de servircant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, los horarios y los permisos al menos 6 semanas antes. En el formulario de inscripción pide nombre, contacto, tipo de productos, espacio necesario y necesidades de carga para evitar cambios posteriores.
Envía las normas a cada vendedor antes de aceptar su inscripción. Incluye horario de llegada, límites del puesto, acceso para descargar, forma de pago si la hay y qué ocurre si llueve.
Asigna los puestos cuando termine el plazo de inscripción, idealmente 10-14 días antes. Dibuja también la ruta del tráfico, el aparcamiento y la zona de carga; envía ese plano junto con la hora de montaje.
Prepara la señalización y la mesa de información como un recorrido: entrada, puestos, baños, aparcamiento y salida. Imprime la lista de vendedores y coloca carteles direccionales antes de abrir, no durante la llegada del público.
Haz la compra y reúne el material 2-3 días antes. El día anterior enfría las bebidas, prepara el efectivo, comprueba cables y regletas, y deja listas las carpas, mesas, sillas, linternas y el botiquín.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el espacio, tramitar permisos y abrir las inscripciones. Deja cerrada la distribución de puestos y la información para vendedores al menos 10 días antes.
¿Qué información debe incluir el formulario para vendedores?: Pide nombre, teléfono o correo, descripción de los productos, tamaño del puesto y necesidades de electricidad o carga. Añade una fecha límite de inscripción, por ejemplo 3 semanas antes del mercadillo.
¿Cuándo se asignan los puestos del mercadillo?: Asígnalos cuando cierre la inscripción y envía el plano 10-14 días antes del evento. Incluye el número de puesto, la hora de llegada, la ruta de descarga y el aparcamiento indicado.
¿Qué hay que preparar el día anterior al mercadillo?: Comprueba la previsión del tiempo, enfría las bebidas, prepara el efectivo y reúne toda la señalización y el material de montaje. Deja también verificadas las llaves, los cables, las linternas y el botiquín.

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