Zo organiseer je een vrijmarkt zonder gedoe

Een vrijmarkt organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met toestemming, een duidelijke indeling en een haalbare planning. Controleer eerst de locatie en vergunning, publiceer daarna datum en tijden en open de aanmeldingen. Zodra je weet hoeveel deelnemers komen, maak je de kraamindeling, route en plattegrond. Regel vervolgens tafels, tenten, bewegwijzering, wisselgeld en het verkooppunt. Op de dag zelf bouw je het terrein op, richt je de verkoop in en houd je een strak opruimmoment aan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning en locatie controleren
2
Datum en tijden publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Kraamplaatsen indelen
2 personen
7
Deelnemers bevestigen
8
Route en plattegrond maken
2 personen
9
Buren informeren
10
Verkeers- en parkeerbordjes maken
2 personen
11
Promotie ophangen
2 personen
12
Tafels en tenten reserveren
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Kassa- en wisselgeld klaarzetten
2 personen
17
Naamlabels en plaatsnummers maken
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Terrein schoonmaken
3 personen
21
Tenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Plaatsnummers ophangen
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Verkooppunt inrichten
3 personen
26
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Verkoopplaatsen aanwijzen
3 personen
29
Bezoekers verwelkomen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes aanvullen
2 personen
33
Afval verzamelen
2 personen
34
Toiletten controleren
35
Gevonden voorwerpen registreren
36
Verkoop afronden
2 personen
37
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

38
Tenten afbreken
4 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Terrein schoonmaken
4 personen
42
Afval wegbrengen
2 personen
43
Materialen sorteren
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Contantgeldkassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Portofoonsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Schotelsaantal 40
Gebaksbordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Handwasbakkenaantal 2
Handdoekenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelbordjesaantal 12
Plaatsnummersaantal 40
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de vrijmarkt en verwerk daarna de deelnemers. Zo kun je plaatsnummers, naamlabels, de plattegrond en de verkeersbordjes nog rustig maken.
Plan de opbouw minstens 2 uur vóór de start. Tenten opbouwen, tafels plaatsen, plaatsnummers ophangen en het verkooppunt inrichten kosten meer tijd wanneer materialen nog uit verschillende ruimtes moeten komen.
Maak de kraamindeling op papier én op locatie. Houd looproutes vrij en zet tafels niet zo dicht op elkaar dat bezoekers met kinderwagens of dozen moeten keren.
Regel wisselgeld vóór de eerste verkoper arriveert. Leg per verkooppunt een vaste hoeveelheid munten en kleine biljetten klaar en bewaar de rest apart; een kassa zonder kleingeld loopt al in het eerste uur vast.
Plan het opruimen als een afzonderlijk blok van minimaal 60 minuten. Zet afvalbakken zichtbaar neer, wijs een bezem- en schoonmaakronde toe en controleer na afloop ook route, parkeerplekken en plekken onder de tenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met de vergunning, locatie en datum. Open de aanmeldingen daarna ongeveer 4 weken voor de vrijmarkt en sluit ze uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een vrijmarkt?: Reken per deelnemer op één klaptafel als die niet zelf een tafel meeneemt. Tel daar ongeveer 10 procent reserve bij op; bij 30 deelnemers betekent dat 33 tafels als je alles zelf verzorgt.
Hoeveel drankjes moet je voorzien voor een vrijmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor 50 bezoekers gedurende 4 uur kom je daarmee uit op circa 250 tot 350 drankjes, afhankelijk van het weer.
Wanneer maak je de plattegrond en plaatsnummers voor een vrijmarkt?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 dagen voor de vrijmarkt. Controleer de route en plaats de definitieve nummers tijdens de opbouw, uiterlijk 30 minuten voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.