Cómo organizar un mercadillo sin perder el control
Organizar un mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero necesitas confirmar el permiso y el espacio; después, cerrar participantes, distribuir los puestos y comunicar horarios, accesos y aparcamiento. El montaje funciona mejor cuando cada mesa, carpa y número está asignado de antemano. Reserva también tiempo para preparar el punto de venta, enfriar las bebidas y dejar el recinto limpio al terminar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Comprobar el permiso y la ubicación
- 2
Publicar la fecha y los horarios
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Abrir inscripciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Asignar los puestos de feria
2 personas
- 7
Confirmar participantes
- 8
Crear la ruta y el plano
2 personas
- 9
Informar a los vecinos
- 10
Hacer señales de tráfico y aparcamiento
2 personas
- 11
Colocar la promoción
2 personas
- 12
Reservar mesas y carpas
- 13
Comprobar la lista de la compra
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Reunir los materiales
2 personas
- 16
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
- 17
Hacer etiquetas con nombres y números de mesa
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Limpiar el recinto
3 personas
- 21
Montar tiendas
4 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 23
Colgar los números de puesto
2 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Montar el punto de venta
3 personas
- 26
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
- 27
Recepción de participantes
3 personas
- 28
Asignar los puntos de venta
3 personas
- 29
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 30
Servir café y té
2 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Reponer los aperitivos
2 personas
- 33
Recoger la basura
2 personas
- 34
Comprobar los baños
- 35
Registrar objetos perdidos
- 36
Cerrar la venta
2 personas
- 37
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
- 38
Desmontar las tiendas
4 personas
- 39
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 40
Lavar la vajilla
2 personas
- 41
Limpiar el recinto
4 personas
- 42
Llevar la basura
2 personas
- 43
Clasificar los materiales
2 personas
- 44
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 45
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 24
- Mantelescant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cajas registradoras para efectivocant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Bandejascant. 40
- Platos de postrecant. 50
- Cubiertoscant. 50
Cocina
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Jarras de aguacant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
- Lavabos portátiles para manoscant. 2
- Toallascant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Carteles de mesacant. 12
- Números de puestocant. 40
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Escobas de manocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el permiso y la ubicación al menos 4 semanas antes. Comprueba dónde pueden ir las carpas, las mesas, los cables y el punto de venta antes de publicar la fecha.
- Abre las inscripciones con una fecha límite clara, idealmente 10-14 días antes del mercadillo. Pide a cada participante su nombre, teléfono y tamaño de puesto para evitar cambios durante el montaje.
- Asigna los puestos y prepara el plano 5-7 días antes. Numera cada mesa y envía a los participantes su ubicación, la hora de llegada, la ruta de acceso y las indicaciones de aparcamiento.
- Prepara el montaje por zonas: primero carpas y mesas, después números de puesto, carteles, iluminación y punto de venta. Reserva al menos 2 horas antes de la apertura y prueba cables, regletas y lámparas LED antes de recibir al público.
- Calcula las bebidas y el servicio por separado del material de los puestos. Para el primer tramo, cuenta 2-3 bebidas por persona, prepara el cambio en varias denominaciones y coloca papeleras y un equipo de limpieza visible desde el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza 4-6 semanas antes para comprobar permisos, ubicación y disponibilidad de carpas y mesas. Deja cerradas las inscripciones y la distribución de puestos al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo se deben asignar los puestos del mercadillo?
- Asígnalos entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas confirmados los participantes. Envía entonces el número de puesto, el plano, la hora de llegada y las instrucciones de acceso.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?
- Calcula un mínimo de 2 horas antes de abrir si hay que montar carpas, mesas, sillas, señalización y el punto de venta. Añade 30 minutos para probar la iluminación, ordenar los materiales y resolver cambios de última hora.
- ¿Cuántas bebidas hay que comprar para un mercadillo?
- Como referencia, calcula 2-3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y la temperatura. Enfría una parte con antelación y reserva neveras portátiles para mantener reposición durante el evento.
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