Zo organiseer je een vrijmarkt zonder gedoe

Begin een vrijmarkt niet met tafels neerzetten, maar met een duidelijk tijdschema en een lijst van verkopers. Publiceer datum, tijden en aanmeldwijze vroeg genoeg, verwerk de inschrijvingen en deel daarna de standplaatsen logisch in. Denk vooraf aan bezoekersroute, bewegwijzering, stroom, verlichting en slecht weer. Op de dag zelf loopt de opbouw het soepelst als terrein, kramen, informatie en verkoopmaterialen in een vaste volgorde klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Verkopers aanmelden
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Verkoperslijst bevestigen
7
Standplaatsen indelen
2 personen
8
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Weersverwachting controleren
11
Verkopersinstructies versturen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Tafels en stoelen controleren
2 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Terrein vrijmaken
4 personen
18
Afzetlint plaatsen
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen neerzetten
2 personen
21
Partytenten opzetten
4 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Verkoopkraam inrichten
3 personen
24
Infobord plaatsen
2 personen
25
Prijs- en routeborden plaatsen
2 personen
26
Geldkist klaarzetten
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Afvalpunten klaarzetten
2 personen
30
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

31
Verkopers ontvangen
3 personen
32
Bezoekers welkom heten
2 personen
33
Informatiepunt bemannen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalpunten legen
2 personen
38
Verkopers naar uitgangen verwijzen
2 personen
39
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

40
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
41
Partytenten afbreken
4 personen
42
Verlichting verwijderen
2 personen
43
Afval verzamelen
4 personen
44
Terrein schoonmaken
4 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Koelboxen schoonmaken
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
49
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 4
Kleedjesaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6
Geldkistaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Portemonneesaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratieaantal 8
Infobordenaantal 3
Routepijlenaantal 12
Prijskaartjesaantal 300
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Sponzenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de verkoperslijst uiterlijk 7 dagen vooraf en stuur daarna één bericht met aankomsttijd, standplaats, route en wat verkopers zelf moeten meenemen. Zo voorkom je losse vragen op de ochtend zelf.
Maak de standplaatsindeling op schaal en houd looppaden vrij. Geef iedere plek een nummer en plaats prijs- en routeborden vóór de eerste bezoekers komen.
Plan de opbouw minstens 2 uur vóór de start. Maak eerst het terrein vrij en plaats afzetlint, daarna tafels, stoelen, partytenten en pas als laatste de verkoopkramen en infoborden.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten alleen stevig vast en leg een alternatief klaar voor kwetsbare spullen, verlichting en elektra.
Test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór opening. Vul koelboxen en thermoskannen pas vlak voor gebruik, zodat drinken niet onnodig warm wordt en de stroomvoorziening niet overbelast raakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, tijden en verkopersaanmeldingen. Bevestig de standplaatsen en stuur de praktische instructies ongeveer 7 dagen voor de vrijmarkt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vrijmarkt?: Reken op minimaal 2 uur voor een kleine vrijmarkt met tafels, partytenten, bewegwijzering en een koffiepunt. Plan 30 minuten extra als meerdere mensen tegelijk aankomen of als het terrein nog moet worden vrijgemaakt.
Wanneer controleer je het weer voor een vrijmarkt?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de vrijmarkt. Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over partytenten, afzetting, verlichting en bescherming van spullen.
Hoe deel je standplaatsen voor een vrijmarkt in?: Maak de indeling 1 tot 2 weken vooraf op basis van het aantal aangemelde verkopers en houd een duidelijke bezoekersroute vrij. Nummer elke plek en stuur de definitieve standplaats uiterlijk 7 dagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.