Cómo organizar un mercadillo sin perder el control
Organizar un mercadillo empieza mucho antes de montar las mesas. Primero fija la fecha y el horario, registra a los vendedores y confirma cuántos puestos tendrás; después defines el recorrido, las reservas y las necesidades de cada participante. La semana anterior envías instrucciones claras y compruebas el tiempo. El día del evento, despejas el recinto, montas carpas, mesas, sillas, iluminación y señalización en ese orden para que los visitantes encuentren fácilmente cada zona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar la fecha y los horarios
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Registrar a los vendedores
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar la lista de vendedores
- 7
Asignar puestos
2 personas
- 8
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
- 9
Confirmar las reservas
- 10
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 11
Enviar instrucciones a los vendedores
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Reunir los materiales
2 personas
- 15
Comprobar mesas y sillas
2 personas
- 16
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 17
Despejar el recinto
4 personas
- 18
Colocar cinta de vallado
2 personas
- 19
Montar mesas
4 personas
- 20
Colocar sillas
2 personas
- 21
Montar carpas
4 personas
- 22
Colgar la iluminación
2 personas
- 23
Montar el puesto de venta
3 personas
- 24
Colocar panel informativo
2 personas
- 25
Colocar carteles de premios y rutas
2 personas
- 26
Preparar la caja registradora
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Preparar aperitivos
3 personas
- 29
Preparar puntos de residuos
2 personas
- 30
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 31
Recibir a los vendedores
3 personas
- 32
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 33
Atender el punto de información
2 personas
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Servir aperitivos
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Vaciar puntos de residuos
2 personas
- 38
Indicar a los vendedores las salidas
2 personas
- 39
Cerrar ventas
2 personas
Seguimiento
- 40
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 41
Desmontar las carpas
4 personas
- 42
Retirar la iluminación
2 personas
- 43
Recoger la basura
4 personas
- 44
Limpiar el recinto
4 personas
- 45
Devolver los materiales
2 personas
- 46
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 47
Lavar la vajilla
2 personas
- 48
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 49
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 12
- Sillas plegablescant. 24
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Lámparas recargablescant. 6
- Caja registradoracant. 2
- Calculadorascant. 2
- Carterascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tijerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Arcos de globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 8
- Carteles informativoscant. 3
- Flechas de rutacant. 12
- Etiquetas de preciocant. 300
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Esponjascant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Rollos de toallacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el registro de vendedores al menos 7 días antes. Así puedes confirmar la lista, asignar los puestos y dejar espacio suficiente para el recorrido de visitantes.
- Envía las instrucciones a los vendedores 3 o 4 días antes, incluyendo la hora de llegada, el puesto asignado y cualquier indicación sobre reservas o preferencias dietéticas.
- Comprueba mesas, sillas, carpas, cables alargadores y regletas el día anterior. Los materiales eléctricos y las carpas son fáciles de olvidar y suelen ser difíciles de sustituir a última hora.
- Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del mercadillo. Si hay posibilidad de lluvia o viento, decide con antelación cómo proteger las mesas y los productos bajo las carpas.
- Reserva al menos 2 horas para el montaje. Despeja primero el recinto, coloca la cinta de vallado, monta carpas y mesas, y termina con las flechas de ruta, carteles informativos e iluminación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para publicar la fecha, enviar invitaciones y abrir las inscripciones. Deja cerrados los vendedores, los puestos y las reservas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores de un mercadillo?
- Confirma la lista aproximadamente una semana antes. Envía las instrucciones definitivas entre 3 y 4 días antes, cuando ya tengas asignados los puestos y el recorrido de visitantes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?
- Calcula como mínimo 2 horas para despejar el recinto, colocar el vallado, montar carpas, mesas y sillas, y preparar la señalización. Añade 30 minutos si también instalas guirnaldas de luces o equipos eléctricos.
- ¿Qué se revisa el día antes de un mercadillo?
- Comprueba el pronóstico, la lista de la compra y todos los materiales: carpas, mesas, sillas, neveras portátiles, iluminación, cables y carteles. Haz esta revisión 24 horas antes para poder conseguir lo que falte.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!