Zo organiseer je een vrijmarkt zonder last-minute gedoe

Begin een vrijmarkt niet met tafels neerzetten, maar met de locatie, vergunning en een duidelijke inschrijving voor verkopers. Werk daarna de marktindeling uit, reserveer partytenten en klaptafels en stuur deelnemers uiterlijk een week vooraf alle praktische informatie. Op de dag zelf draait alles om herkenbare kraamnummers, een bemande inschrijfbalie, opgeladen apparatuur en voldoende wisselgeld. Controleer de weersverwachting en zorg dat stroom, afzetting en schoonmaak niet pas tijdens de opbouw worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning en locatie bevestigen
2
Verkopers uitnodigen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Deelnemersinformatie versturen
5
Verkoperslijst bijwerken
6
Marktindeling uitwerken
2 personen
7
Tafels en tenten reserveren
8
Stroomvoorziening controleren
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Materialen verzamelen
2 personen
12
Boodschappen sorteren
2 personen
13
Bordjes en plattegrond printen
14
Kraamnummers klaarmaken
15
Kassa en wisselgeld klaarmaken
2 personen
16
Apparatuur opladen
17
Verkoop- en veiligheidsregels ophangen
2 personen
18
Terrein afzetten
3 personen
19
Tenten opbouwen
4 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen plaatsen
2 personen
22
Kraamnummers plaatsen
2 personen
23
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
24
Verkooppunt inrichten
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Route- en parkeerborden plaatsen
2 personen

Event

28
Verkopers ontvangen
3 personen
29
Kramen aanwijzen
3 personen
30
Bezoekers informeren
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dranken en snacks verkopen
3 personen
33
Dranken bijvullen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Looppaden vrijhouden
2 personen
36
Eindtijd aankondigen
37
Verkopers uitchecken
2 personen

Nazorg

38
Kassa afsluiten
2 personen
39
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
40
Tenten afbreken
4 personen
41
Materialen inladen
3 personen
42
Terrein schoonmaken
4 personen
43
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen registreren
46
Verkopers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafoon

Verlichting

Batterijlampenaantal 4

Communicatie

Kraamnummersaantal 30
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Clipboardsaantal 3
Balpennenaantal 12
Notitieblokkenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 3
Schenktangenaantal 2
Waterkannenaantal 3

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de vrijmarkt. Verwerk namen, contactgegevens en eventuele tafelbehoefte direct in één actuele verkoperslijst; losse briefjes zorgen snel voor dubbele of ontbrekende kraamnummers.
Maak de marktindeling zodra het aantal verkopers bekend is. Nummer elke kraam vooraf en print een plattegrond plus pijlborden, zodat deelnemers bij aankomst niet allemaal tegelijk uitleg nodig hebben.
Plan de opbouw met minstens 60 minuten marge. Zet eerst afzetpalen en afzetlint, bouw daarna de partytenten op en plaats vervolgens tafels, stoelen en kraamnummers; zo blijven looproutes vrij.
Test stroomvoorziening en apparatuur de dag ervoor. Controleer verlengkabels en stekkerdozen, laad de megafoon op en leg batterijlampen klaar voor donkere hoeken of een late afbouw.
Regel eten, drinken en schoonmaak vóór de opbouwdag. Koel dranken in koelboxen, vul thermoskannen en waterkannen en zet afvalbakken, bezems, emmers en de EHBO-koffer op vaste, goed zichtbare plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met vergunning, locatie en het uitnodigen van verkopers. Leg de marktindeling en materialen uiterlijk 2 weken vooraf vast en verstuur deelnemersinformatie 7 dagen voor de vrijmarkt.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig voor een vrijmarkt?: Maak per verkooppunt een startvoorraad met ongeveer 30 tot 50 euro aan kleine biljetten en munten, afhankelijk van het aantal verkopers. Verdeel het wisselgeld pas op de dag zelf en houd een kleine reserve achter bij de inschrijfbalie.
Wanneer controleer ik het weer voor een vrijmarkt?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf voor een eerste beslissing over tenten en beschutting. Controleer opnieuw 48 uur en 3 uur voor de start, zodat je de opbouw, afzetting en communicatie nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vrijmarkt op te bouwen?: Reken voor een kleine vrijmarkt op minimaal 90 minuten met een team van 4 tot 6 mensen. Reserveer extra tijd als er partytenten, stroomvoorziening, een inschrijfbalie en bewegwijzering moeten worden geplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.